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Das Office 21 Konzept, entwickelt und kontinuierlich erforscht vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Gestaltung zukunftsfähiger Büro- und Wissensarbeit. Es beschreibt den Wandel von starren Bürostrukturen hin zu flexiblen, multifunktionalen Arbeitslandschaften, die an die Bedürfnisse von digitaler Zusammenarbeit, individuellen Arbeitsstilen und dem Wohlbefinden der Mitarbeitenden angepasst sind. Weil sich Arbeitsweisen durch Globalisierung und Digitalisierung fundamental verändern, bietet Office 21 einen wissenschaftlich fundierten Rahmen, um Arbeitsumgebungen, Organisation und Technologie so zu integrieren, dass Produktivität, Kreativität und Motivation nachhaltig gefördert werden. [Fraunhofer IAO]
Die Grundlagen des Konzepts werden seit 1996 in einem Innovationsnetzwerk aus Forschung und Praxis erarbeitet. Die Forschung analysiert Schlüsselfaktoren wie Kommunikation, Konzentration und Innovationsfähigkeit, um daraus Handlungsempfehlungen für Unternehmen abzuleiten. Die Gestaltung moderner Arbeitswelten wird dabei als strategische Aufgabe verstanden, die weit über die reine Möblierung hinausgeht und die IT-Infrastruktur, Immobilienstrategie und Unternehmenskultur miteinbezieht. Das Ziel ist die Schaffung von Umgebungen, die sowohl die Effizienz des Unternehmens als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern.
Im Kern geht es darum, eine Antwort auf die zunehmende Individualisierung und Flexibilisierung der Arbeit zu finden. Wenn Mitarbeitende die Freiheit erhalten, ihren Arbeitsort und ihre Arbeitszeit an ihre jeweilige Aufgabe anzupassen, kann dies die persönliche Leistung steigern. Eine zentrale Erkenntnis der Forschung ist, dass es nicht die eine, perfekte Bürolösung gibt. Stattdessen müssen Umgebungen geschaffen werden, die eine Vielfalt an Arbeitsmöglichkeiten bieten – von stillen Rückzugsorten für konzentriertes Arbeiten bis hin zu kreativen Kollaborationszonen für Teamprojekte.
Ein Office 21 Arbeitsumfeld basiert auf der intelligenten Verknüpfung von Raum, Technologie und Organisation. Die vier zentralen Säulen sind Flexibilität bei Arbeitsort und -zeit, eine durchgängige Digitalisierung von Prozessen, die Förderung von Kollaboration und Kommunikation sowie die Fokussierung auf das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeitenden. Diese Elemente schaffen eine adaptive Arbeitswelt.
Flexibilität ist ein entscheidendes Merkmal. Dies manifestiert sich in der freien Wahl des Arbeitsplatzes innerhalb des Büros (Desk-Sharing) oder der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und Homeoffice. Da Mitarbeitende je nach Aufgabe unterschiedliche Anforderungen an ihre Umgebung haben, führt eine flexible Gestaltung zu einer besseren Anpassung und somit zu höherer Effektivität. Die Studie „Office Analytics“ identifiziert hierfür verschiedene Arbeitstypen, deren spezifische Bedürfnisse durch ein vielfältiges Raumangebot adressiert werden können. [Fraunhofer IAO]
Die Digitalisierung bildet das technologische Rückgrat. Ein papierarmes oder papierloses Büro reduziert nicht nur Kosten und ökologischen Fußabdruck, sondern ermöglicht auch den schnellen, ortsunabhängigen Zugriff auf Informationen. Voraussetzung ist eine leistungsfähige und sichere IT-Infrastruktur. Die Qualität der eingesetzten Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) hat einen direkten Einfluss auf die Produktivität und Zufriedenheit in der Wissensarbeit, wie empirische Studien belegen. [Fraunhofer IAO]
Kollaboration und Wohlbefinden sind eng miteinander verknüpft. Offene, kommunikative Zonen fördern den spontanen Austausch und die gemeinsame Ideenfindung. Gleichzeitig sind akustisch und visuell abgeschirmte Rückzugsbereiche für konzentrierte Einzelarbeit unerlässlich. Ergonomische Möbel, eine gute Beleuchtung und ein angenehmes Raumklima tragen direkt zum Wohlbefinden bei und reduzieren krankheitsbedingte Ausfälle. Ein solch durchdachtes Umfeld steigert die Motivation und die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen.
Die Digitalisierung ist der primäre Treiber für die Neugestaltung von Büros nach dem Office 21 Modell. Sie löst traditionelle, an physische Dokumente und feste Arbeitsplätze gebundene Prozesse ab und ermöglicht flexible, vernetzte Arbeitsweisen. Dies hat direkte Konsequenzen für die Gestaltung der räumlichen und technologischen Infrastruktur im Unternehmen.
Wenn-Dann-Logikketten verdeutlichen den Einfluss: Wenn Mitarbeitende dank Laptops und Cloud-Diensten ortsunabhängig auf alle relevanten Daten zugreifen können, dann verliert der persönliche, fest zugewiesene Schreibtisch an Bedeutung. Dies ermöglicht die Einführung von Desk-Sharing-Konzepten, wodurch Büroflächen effizienter genutzt werden können. Die eingesparte Fläche kann wiederum für die Schaffung vielfältiger Arbeitszonen genutzt werden, die unterschiedliche Tätigkeiten wie Team-Meetings, Videokonferenzen oder konzentriertes Arbeiten optimal unterstützen.
Eine weitere Folge der Digitalisierung ist die Notwendigkeit einer robusten und nutzerfreundlichen IT-Ausstattung. Eine empirische Nutzerstudie zur E-Work zeigte bereits früh, dass die Qualität der IT-Lösungen maßgeblich über die Akzeptanz und den Erfolg neuer Arbeitsformen entscheidet. [Fraunhofer IAO] Langsame Netzwerke, komplizierte Software oder unzureichende digitale Kollaborationstools führen zu Frustration und Effizienzverlust. Daher ist die Investition in moderne Hard- und Software, beispielsweise in aktuelle Office-Anwendungen und Kollaborationsplattformen, ein zentraler Schritt bei der Umsetzung des Office 21 Gedankens.
Microsoft Office 2021 ist als Einmalkauf-Version eine weitverbreitete Bürosoftware, die grundlegende Werkzeuge für die tägliche Arbeit bereitstellt. Ihre Rolle in einer zukunftsorientierten Office 21 Arbeitswelt ist jedoch ambivalent. Während sie die Basisfunktionen für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen abdeckt, fehlt ihr die tiefe Cloud-Integration und die Kollaborationsfähigkeit moderner Abo-Modelle wie Microsoft 365.
Ein kritischer Faktor ist der Produktlebenszyklus. Der Support für Office 2021 endet am 13. Oktober 2026. [Microsoft Learn] Ab diesem Datum stellt Microsoft keine Sicherheitsupdates, nicht sicherheitsrelevante Updates oder assistierten Support mehr zur Verfügung. Obwohl die Software weiterhin funktionsfähig bleibt, stellt der fehlende Sicherheitssupport ein erhebliches Risiko für Unternehmen dar. Dies zwingt Organisationen, strategisch über eine Migration nachzudenken.
Speziell für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist dies eine relevante Herausforderung. Eine Studie zur Nutzung von Microsoft Office zeigt, dass über 80 % der kleinen Unternehmen in Deutschland Versionen einsetzen, deren Support 2025 oder kurz danach ausläuft. Office 2021 selbst hat in diesem Segment nur einen Marktanteil von rund 14 %. [Intra2net AG] Da viele KMU aus Kosten- oder Gewohnheitsgründen bei On-Premises-Lösungen bleiben, entsteht hier ein akuter Handlungsbedarf. Der Umstieg auf cloudbasierte Lösungen ist oft der logische nächste Schritt, da er die Flexibilität und Kollaboration, die Kern des Office 21 Konzepts sind, technologisch besser unterstützt.
Die Transformation zu einem Office 21 Arbeitsplatz ist ein strategischer Prozess, der in mehreren Phasen erfolgen sollte. Anstatt abrupter Änderungen hat sich ein schrittweises Vorgehen bewährt, das auf einer gründlichen Analyse der spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden basiert. Der Prozess lässt sich in vier logische Schritte unterteilen.
Ein nach dem Office 21 Modell gestalteter Arbeitsplatz bietet messbare Vorteile für beide Seiten – das Unternehmen und die Belegschaft. Für Unternehmen manifestieren sich die Vorteile vor allem in Effizienzsteigerung, Kostensenkung und einer verbesserten Position im Wettbewerb um Fachkräfte. Für Mitarbeitende stehen Autonomie, Wohlbefinden und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben im Vordergrund.
Auf Unternehmensseite führt die Flexibilisierung von Arbeitsorten zu einer optimierten Nutzung von Büroflächen, was die Immobilienkosten senken kann. Gleichzeitig steigert eine an die Arbeitsprozesse angepasste Umgebung die Produktivität. Die Förderung von Kommunikation und spontanem Austausch kann zudem die Innovationskraft des Unternehmens stärken. Nicht zuletzt ist ein modernes, mitarbeiterorientiertes Arbeitsumfeld ein starkes Argument im "War for Talents" und erhöht die Arbeitgeber*innenattraktivität.
Die Mitarbeitenden profitieren von einer größeren Autonomie bei der Gestaltung ihres Arbeitstages. Die Möglichkeit, den Arbeitsort an die jeweilige Aufgabe anzupassen, steigert die Konzentration und Effektivität. Weniger Pendelzeiten durch Homeoffice-Möglichkeiten tragen zu einer besseren Work-Life-Balance bei. Eine ergonomische und auf Wohlbefinden ausgerichtete Umgebung kann die Gesundheit fördern und die allgemeine Arbeitszufriedenheit signifikant erhöhen, was wiederum die Motivation und das Engagement stärkt. [Fraunhofer IAO]
| Vorteile für das Unternehmen | Vorteile für die Mitarbeitenden |
|---|---|
| Effizienzsteigerung durch prozessoptimierte Arbeitsumgebungen | Mehr Autonomie und Flexibilität bei Arbeitszeit und -ort |
| Reduzierung von Immobilienkosten durch flexible Flächennutzung (Desk Sharing) | Bessere Work-Life-Balance durch Homeoffice und reduzierte Pendelzeiten |
| Steigerung der Innovationskraft durch Förderung von Kollaboration | Höhere Arbeitszufriedenheit und Motivation durch eine bedürfnisorientierte Umgebung |
| Erhöhte Arbeitgeber*innenattraktivität im Wettbewerb um Fachkräfte | Förderung der Gesundheit durch Ergonomie und auf Wohlbefinden ausgerichtete Gestaltung |
| Verbesserte Mitarbeiter*innenbindung und geringere Fluktuation | Steigerung der persönlichen Produktivität durch Wahl des passenden Arbeitsorts |
Office 21 ist ein konkretes, forschungsbasiertes Konzept zur Gestaltung von Büroumgebungen, das Raum, Technik und Organisation verbindet. New Work ist hingegen ein breiterer, soziophilosophischer Überbegriff, der den fundamentalen Wandel der Arbeitswelt beschreibt und Werte wie Selbstverwirklichung, Freiheit und Teilhabe in den Mittelpunkt stellt.
Doch, Microsoft Office 2021 wird auch nach dem offiziellen Support-Ende am 13. Oktober 2026 weiterhin funktionieren. Allerdings wird es keine Sicherheitsupdates mehr geben, was die Nutzung der Software insbesondere in einem Unternehmensumfeld zu einem erheblichen Sicherheitsrisiko macht. [Microsoft Learn]
Ja, die Prinzipien des Office 21 Konzepts sind skalierbar und auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sehr wertvoll. Auch hier können flexible Arbeitsmodelle, eine verbesserte digitale Zusammenarbeit und eine multifunktionale Raumgestaltung zu mehr Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und Attraktivität als Arbeitgeber*in führen.
Der Erfolg lässt sich anhand verschiedener Kennzahlen (KPIs) messen. Dazu gehören quantitative Daten wie die Flächeneffizienz (Quadratmeter pro Mitarbeiter*in), die Krankheitsquote oder die Fluktuationsrate. Qualitative Erfolgsmessung erfolgt durch regelmäßige Mitarbeiter*innenbefragungen zur Zufriedenheit, zum Wohlbefinden und zur wahrgenommenen Produktivität.
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