Danke! Wir haben Ihre Anfrage erhalten und melden uns schnellstmöglich bei Ihnen!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
📊 Professioneller Office-Excellence Check ✓ Analyse ✓ Optimierung ✓ Benchmarking ✓ Jetzt prüfen!
Ein Office-Excellence-Check steigert die Produktivität und Qualität im Büro, indem er eine systematische und datengestützte Analyse der gesamten Arbeitsumgebung ermöglicht. Durch die Identifikation von Schwachstellen in Bereichen wie Arbeitsplatzgestaltung, Prozessen oder IT-Ausstattung können gezielte Optimierungsmaßnahmen eingeleitet werden. Wissenschaftliche Untersuchungen belegen, dass durch eine verbesserte Gestaltungsqualität im Büro die Mitarbeiterperformance um bis zu 36 % gesteigert werden kann, was sich direkt auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens auswirkt [1].
Die Methodik basiert auf einer ganzheitlichen Betrachtung, die über die reine Einhaltung gesetzlicher Mindeststandards hinausgeht. Wenn Unternehmen die Faktoren für exzellente Büroarbeit verstehen und gezielt verbessern, schaffen sie eine Umgebung, die nicht nur effizienter ist, sondern auch das Wohlbefinden und die Motivation der Mitarbeiter*innen fördert. Dies führt zu einer nachhaltigen Qualitätssteigerung, da zufriedene Mitarbeiter*innen nachweislich engagierter und innovativer arbeiten. Die Analyse liefert eine objektive Grundlage für Investitionsentscheidungen und macht den Erfolg von Maßnahmen messbar.
Da die moderne Arbeitswelt von stetigem Wandel und Digitalisierung geprägt ist, bietet ein solcher Check eine essenzielle Orientierungshilfe. Er unterstützt Unternehmen dabei, ihre Bürokonzepte zukunftsfähig zu gestalten und an neue Anforderungen wie hybride Arbeitsmodelle anzupassen. Die strukturierte Auswertung und das Benchmarking mit anderen Unternehmen ermöglichen eine klare Positionierung und die Ableitung einer strategischen Roadmap zur Erreichung von Office Excellence.
Ein Office-Excellence-Check ist ein wissenschaftlich fundiertes Analyse- und Bewertungsinstrument zur Messung der Qualität von Büro- und Wissensarbeit. Er dient als webbasiertes Selbstbewertungssystem, das Unternehmen dabei unterstützt, Stärken und Schwächen in ihrer Arbeitsumgebung systematisch zu identifizieren und Potenziale für Verbesserungen aufzudecken.
Entwickelt wurde das Instrument unter anderem vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) im Rahmen von Initiativen wie Office 21®, um die komplexen Zusammenhänge zwischen Arbeitsumfeld und Leistung transparent zu machen [2]. Der Check erfasst nicht nur physische Aspekte wie Ergonomie oder Beleuchtung, sondern auch organisationale Faktoren wie Arbeitsprozesse, Kommunikation und Führungskultur. Wenn ein Unternehmen diesen Check durchführt, erhält es eine detaillierte Auswertung, die oft auch ein Benchmarking mit anonymisierten Daten anderer Firmen umfasst. Dies ermöglicht eine objektive Einschätzung der eigenen Büroqualität im Branchenvergleich.
Ein verwandtes und weiterentwickeltes Instrument ist der Check „Gute Büroarbeit“, der vom Deutschen Netzwerk Büro (DNB) im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) angeboten wird. Dieses Werkzeug dient ebenfalls als Potenzialanalyse und soll Unternehmen dabei helfen, eine Kultur zu fördern, die Gesundheit, Produktivität und Innovationsfähigkeit in Einklang bringt. Weil diese Checks auf validen wissenschaftlichen Erkenntnissen basieren, liefern sie eine verlässliche Grundlage für strategische Entscheidungen zur Optimierung der Büroarbeit [4].
Die Optimierung der Büroqualität bietet messbare wirtschaftliche und personelle Vorteile, allen voran eine mögliche Produktivitätssteigerung von bis zu 36 %. Dieser Wert wurde in wissenschaftlichen Studien wiederholt nachgewiesen und unterstreicht das immense ungenutzte Potenzial in vielen deutschen Büros [5]. Eine solche Steigerung resultiert aus der Summe vieler kleiner Verbesserungen.
Da eine exzellente Büroumgebung die Konzentration, Kreativität und das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen fördert, führt dies zu einer Reduktion von Fehlern und einer höheren Arbeitsgeschwindigkeit. Bessere ergonomische Bedingungen und eine optimierte Raumakustik reduzieren zudem gesundheitliche Belastungen und stressbedingte Ausfallzeiten. Investitionen in die Büroqualität zahlen sich somit direkt durch geringere Krankheitsquoten aus. Weiterhin stärkt ein hochwertiges Arbeitsumfeld die Mitarbeiterbindung und dient als wichtiges Argument im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte.
Die folgende Tabelle stellt die Auswirkungen einer optimierten Büroqualität im Vergleich zu einem Standardbüro dar:
| Kriterium | Standard-Büroumgebung | Exzellente Büroumgebung |
|---|---|---|
| Produktivität | Basisniveau, oft durch Störungen beeinträchtigt | Steigerung um bis zu 36 % durch Fokus und Effizienz |
| Mitarbeiterzufriedenheit | Mittelmäßig bis gering, oft als reiner Funktionsort empfunden | Hoch, da Umgebung als wertschätzend und unterstützend wahrgenommen wird |
| Gesundheitsquote | Höhere Ausfallraten durch Stress und ergonomische Mängel | Geringere Krankheitsquote durch gesundheitsfördernde Gestaltung |
| Innovationskraft | Gering, da kaum Raum für kreativen Austausch oder Konzentration | Hoch, durch flexible Zonen für Kollaboration und fokussiertes Arbeiten |
| Employer Branding | Neutral bis negativ, kein Anziehungsfaktor für Talente | Positiv, aktiver Vorteil bei der Gewinnung von Fachkräften |
Diese Gegenüberstellung verdeutlicht, dass die Optimierung der Büroqualität eine strategische Investition in die Leistungsfähigkeit und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens darstellt. Die Publikationen des Fraunhofer IAO im Rahmen von Office 21® zeigen detailliert auf, wie raumpsychologische Faktoren gezielt genutzt werden können, um positive Effekte auf Konzentration und Wohlbefinden zu erzielen [6].
Die praktische Durchführung eines Office-Excellence-Checks folgt einem strukturierten, mehrstufigen Prozess, der typischerweise mit einer webbasierten Befragung beginnt. Dabei werden Mitarbeiter*innen und Führungskräfte anonymisiert zu verschiedenen Qualitätsaspekten ihrer Arbeitssituation befragt, um ein authentisches und umfassendes Stimmungsbild zu erhalten.
Der Prozess lässt sich in der Regel in die folgenden vier Schritte unterteilen, um eine systematische Analyse und Umsetzung zu gewährleisten:
Instrumente wie der Check „Gute Büroarbeit“ der INQA bieten eine praxisorientierte Handlungshilfe, die speziell auch für kleine und mittlere Unternehmen konzipiert ist [4]. Der gesamte Prozess ist darauf ausgelegt, nicht nur Probleme aufzuzeigen, sondern direkt umsetzbare Lösungen zu generieren.
Bei der Analyse der Büroqualität werden eine Vielzahl von Kriterien bewertet, die weit über die reine Möblierung hinausgehen. Der Check erfasst die Büroumgebung als ein komplexes System, in dem physische, technologische und soziale Faktoren zusammenspielen und sich gegenseitig beeinflussen. Diese Kriterien werden meist in übergeordnete Themenbereiche gruppiert.
Die Forschung des Fraunhofer IAO zeigt, dass eine leistungsfähige IT-Infrastruktur ein entscheidender Hebel für die Performance von Wissensarbeiter*innen ist [2]. Wenn die technologische Ausstattung veraltet oder langsam ist, dann führt dies direkt zu Produktivitätsverlusten und Frustration. Daher ist die Bewertung der IT ein zentraler Bestandteil des Checks. Ebenso wichtig sind raumpsychologische Aspekte, die Kreativität und Konzentration maßgeblich beeinflussen können [6].
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über typische Bewertungsbereiche und deren spezifische Kriterien:
| Bewertungsbereich | Spezifische Kriterien (Beispiele) | Bewertungsaspekt |
|---|---|---|
| Arbeitsplatz & -umgebung | Ergonomie (Stuhl, Tisch), Akustik, Beleuchtung, Raumklima, Flächeneffizienz | Gesundheit, Konzentrationsfähigkeit, Wohlbefinden |
| Information & Kommunikation | IT-Ausstattung (Hardware, Software), Kollaborationstools, Informationsflüsse | Effizienz, reibungslose Prozesse, digitale Kompetenz |
| Zusammenarbeit & Team | Qualität der Teamarbeit, Meetingkultur, Verfügbarkeit von Besprechungsräumen | Innovationskraft, soziale Interaktion, Effektivität von Meetings |
| Führung & Organisation | Führungsstil, Unternehmenskultur, Flexibilität (Arbeitszeit, -ort), Arbeitsprozesse | Motivation, Mitarbeiterbindung, Agilität |
Diese ganzheitliche Betrachtung stellt sicher, dass alle relevanten Einflussfaktoren erfasst werden. Da die einzelnen Kriterien voneinander abhängig sind, ermöglicht der Check die Identifikation von Ursache-Wirkungs-Ketten und somit die Entwicklung besonders wirksamer Optimierungsstrategien.
Office Excellence und die Digitalisierung der Arbeit sind untrennbar miteinander verknüpft, da eine moderne, exzellente Büroumgebung die Anforderungen digitaler und hybrider Arbeitsweisen optimal unterstützen muss. Eine leistungsstarke digitale Infrastruktur ist heute kein Luxus mehr, sondern die Grundvoraussetzung für produktive Wissensarbeit.
Studien des Fraunhofer IAO belegen, dass die Qualität der Informationstechnologie die persönliche Leistung und Arbeitsmotivation maßgeblich beeinflusst [2]. Ein Office-Excellence-Check analysiert daher gezielt, ob die vorhandene Hard- und Software den Anforderungen der Mitarbeiter*innen entspricht. Wenn digitale Prozesse durch langsame Systeme oder inkompatible Tools behindert werden, dann sinkt nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit. Eine exzellente Büroorganisation sorgt für reibungslose digitale Arbeitsabläufe, beispielsweise durch den produktiven Einsatz von Multi-Monitor-Setups oder leistungsfähigen Kollaborationsplattformen.
Die Digitalisierung verändert auch die Anforderungen an den physischen Raum. Weil immer mehr Aufgaben ortsunabhängig erledigt werden können, muss das Büro neue Funktionen übernehmen. Es wird zum Ort der Begegnung, der Kollaboration und der Unternehmenskultur. Flexible Raumkonzepte, die sowohl Zonen für hochkonzentriertes digitales Arbeiten als auch für kreative Team-Sessions bieten, sind ein Kennzeichen von Office Excellence. Der Check hilft dabei, die richtige Balance für das jeweilige Unternehmen zu finden und sicherzustellen, dass die physische und die digitale Arbeitswelt nahtlos ineinandergreifen.
Die Dauer hängt von der Unternehmensgröße und dem Umfang der Analyse ab. Die reine Online-Befragung der Mitarbeiter*innen nimmt pro Person in der Regel nur 20 bis 30 Minuten in Anspruch. Der gesamte Prozess von der Planung bis zur Präsentation der finalen Ergebnisse kann jedoch mehrere Wochen umfassen.
Ja, die Methodik ist skalierbar und eignet sich auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Insbesondere der Check „Gute Büroarbeit“ der INQA ist als niederschwelliges und praxisnahes Instrument konzipiert, das KMU dabei unterstützt, ihre Büroqualität systematisch und mit überschaubarem Aufwand zu analysieren und zu verbessern.
Die Kosten sind variabel. Es gibt kostenfreie Selbstbewertungsinstrumente wie den Check „Gute Büroarbeit“. Für eine tiefgehende, durch externe Berater*innen begleitete Analyse inklusive eines detaillierten Benchmarkings variieren die Kosten je nach Unternehmensgröße, Anzahl der Teilnehmer*innen und gewünschtem Auswertungstiefgang.
Eine Gefährdungsbeurteilung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Pflicht, die sich auf die Identifikation und Minimierung von Arbeitsplatzrisiken zur Gewährleistung von Sicherheit und Gesundheitsschutz konzentriert. Ein Office-Excellence-Check ist eine freiwillige, strategische Potenzialanalyse, die darüber hinausgeht und auf die Maximierung von Produktivität, Wohlbefinden und Gesamtqualität abzielt.
Ja, die Anonymität der Antworten ist ein fundamentaler Grundsatz des Verfahrens. Die Auswertungen erfolgen ausschließlich in aggregierter Form, sodass keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind. Dies ist entscheidend, um ehrliches und offenes Feedback von den Mitarbeiter*innen zu erhalten und so eine valide Datengrundlage zu schaffen.
Kontakt aufnehmen
Von Start-up bis Konzern – wir sind für Sie da