Danke! Wir haben Ihre Anfrage erhalten und melden uns schnellstmöglich bei Ihnen!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
New Work Bürokonzept umsetzen 🚀 Digitalisierung ✓ Flexibilität ✓ Kollaboration ✓ Moderne Arbeitswelten für erhöhte Produktivität!
Ein erfolgreiches New Work Bürokonzept wird gestaltet, indem Flexibilität, Technologie und mitarbeiterzentrierte Designprinzipien in den Mittelpunkt gestellt werden. Es erfordert eine strategische Analyse der Arbeitsabläufe, die Schaffung vielseitiger Arbeitszonen und die Förderung einer Kultur, die Autonomie und Kollaboration unterstützt, um Produktivität und Wohlbefinden zu steigern.
Die Kernelemente eines New Work Bürokonzepts umfassen flexible Arbeitsplatzmodelle, eine multifunktionale Raumgestaltung und eine fortschrittliche technologische Ausstattung. Diese Bausteine schaffen eine Umgebung, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse von Mitarbeitenden und Teams eingeht und sowohl konzentriertes Arbeiten als auch dynamische Zusammenarbeit ermöglicht.
Flexibilität manifestiert sich in der freien Wahl des Arbeitsortes und der Arbeitszeit. Modelle wie Desk Sharing, bei dem Mitarbeitende keinen fest zugewiesenen Schreibtisch mehr haben, sind ein zentraler Bestandteil. Da die physische Präsenz im Büro nicht mehr permanent erforderlich ist, kann die Bürofläche effizienter genutzt werden. Studien zeigen, dass hybride Arbeitsmodelle, in denen Mitarbeitende teilweise im Büro und teilweise remote arbeiten, von rund 64 % der Beschäftigten in Deutschland genutzt werden. [Travelperk]
Ein weiteres Kernelement ist die Schaffung von "Activity-Based Working" (ABW) Umgebungen. Statt eines einzigen, festen Arbeitsplatzes stehen den Mitarbeitenden verschiedene Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten zur Verfügung. Dazu gehören Ruhezonen für konzentrierte Einzelarbeit, Kollaborationsbereiche für Team-Meetings, Kreativräume für Brainstorming und soziale Zonen für informellen Austausch. Diese Vielfalt an Räumen unterstützt den individuellen Arbeitsrhythmus und fördert die abteilungsübergreifende Kommunikation und Innovation, was ein zentrales Ziel von New Work ist. [Institut für angewandte Arbeitswissenschaft e.V.]
Die technologische Infrastruktur ist das Fundament, das diese Flexibilität erst ermöglicht. Eine nahtlose digitale Vernetzung, Cloud-basierte Kollaborationstools und smarte Buchungssysteme für Räume und Arbeitsplätze sind unverzichtbar. Wenn Mitarbeitende problemlos von jedem Ort aus auf alle notwendigen Ressourcen zugreifen und Besprechungsräume unkompliziert buchen können, dann wird das Büro zu einem agilen und unterstützenden Ökosystem. Die richtige Technologie stellt sicher, dass hybride Meetings, bei denen einige Teilnehmende vor Ort und andere remote zugeschaltet sind, reibungslos funktionieren.
Die Umstellung auf ein New Work Office bietet signifikante Vorteile wie gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität und eine stärkere Arbeitgebermarke. Durch flexible Strukturen und eine bedarfsgerechte Arbeitsumgebung können Unternehmen zudem ihre Flächeneffizienz optimieren und langfristig Kosten senken, was die Wettbewerbsfähigkeit deutlich erhöht.
Ein wesentlicher Vorteil liegt in der verbesserten Produktivität und Innovationskraft. Eine Umgebung, die sowohl konzentrierte Einzelarbeit als auch spontane Kollaboration fördert, kann die Effizienz steigern. Untersuchungen zeigen, dass 88 % der Mitarbeitenden in hybriden Modellen angeben, genauso produktiv oder sogar produktiver zu sein als im traditionellen Büro. [Travelperk] Weil die Arbeitsumgebung an die jeweilige Aufgabe angepasst werden kann, reduziert sich die Zeit, die durch Ablenkungen oder ungeeignete Bedingungen verloren geht. Dies führt zu besseren Arbeitsergebnissen und einer beschleunigten Entwicklung neuer Ideen.
New Work Konzepte tragen maßgeblich zur Mitarbeiterbindung und -gewinnung bei. In einem zunehmend umkämpften Arbeitsmarkt sind flexible Arbeitsbedingungen ein entscheidender Faktor für die Attraktivität eines Arbeitgebers. Autonomie bei der Wahl des Arbeitsortes und der Arbeitszeit wird von Fachkräften hochgeschätzt. Laut einer Studie der SRH Berlin University of Applied Sciences ist für über 90 % der befragten Mitarbeitenden eine flexible Arbeitszeitgestaltung wichtig oder sehr wichtig für ihre Zufriedenheit. [SRH Berlin University of Applied Sciences] Unternehmen, die solche Modelle anbieten, positionieren sich als moderne und mitarbeiterorientierte Arbeitgeber.
Ein weiterer handfester Vorteil ist die Optimierung von Büroflächen und die damit verbundene Kostensenkung. Da durch hybride Modelle nicht mehr alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro anwesend sind, kann die benötigte Bürofläche reduziert werden. Im Jahr 2023 planten bereits rund 9 % der Unternehmen in Deutschland, ihre Büroflächen aufgrund von Homeoffice zu verkleinern. [kadertraining.ch] Diese Flächeneffizienz führt zu direkten Einsparungen bei Miete und Betriebskosten, die wiederum in Technologie, Mitarbeiterentwicklung oder andere strategische Bereiche investiert werden können.
Das passende New Work Bürokonzept wird durch eine tiefgehende Analyse der spezifischen Arbeitsweisen, der Unternehmenskultur und der strategischen Ziele ausgewählt. Anstatt einem Trend blind zu folgen, sollten die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden durch Befragungen und Workshops ermittelt werden, um eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln.
Der erste Schritt ist eine evidenzbasierte Bedarfsanalyse. Hierbei werden die verschiedenen Tätigkeiten der Mitarbeitenden identifiziert: Wie viel Zeit verbringen sie mit konzentrierter Einzelarbeit, in Meetings, bei Telefonaten oder in kreativen Prozessen? Werkzeuge wie Mitarbeiterbefragungen, Workshops und die Analyse von Arbeitsabläufen liefern hierfür wertvolle Daten. Das Fraunhofer-Institut für Bauphysik (IBP) empfiehlt, solche Partizipationsmethoden zu nutzen, um die Anforderungen an die zukünftige Arbeitsumgebung wissenschaftlich fundiert zu erheben und so die Akzeptanz und den Erfolg des Konzepts sicherzustellen. [Fraunhofer-Institut für Bauphysik]
Auf Basis dieser Analyse können verschiedene Bürokonzepte verglichen werden. Nicht jedes Modell ist für jedes Unternehmen geeignet. Eine Studie von Marcel Hülsbeck warnt beispielsweise davor, dass Großraumbüros bei Wissensarbeitern oft zu Produktivitätsverlusten und geringerer Arbeitszufriedenheit führen. [idw-online.de] Wenn die Analyse ergibt, dass ein hoher Anteil an konzentrierter Einzelarbeit erforderlich ist, könnten Kombi-Büros oder Activity-Based-Working-Konzepte mit vielen Rückzugsmöglichkeiten die bessere Wahl sein als ein reines Open-Space-Büro.
Die folgende Tabelle stellt gängige Bürokonzepte gegenüber und hilft bei der Entscheidung:
| Bürokonzept | Beschreibung | Ideal für | Herausforderungen |
|---|---|---|---|
| Activity-Based Working (ABW) | Mitarbeitende wählen je nach Tätigkeit eine passende Arbeitszone (Ruhe, Kollaboration, Kommunikation). | Dynamische Unternehmen mit vielfältigen Aufgabenprofilen und hohem Projektanteil. | Benötigt klare Regeln, hohe Disziplin und eine gute technologische Ausstattung. |
| Kombi-Büro | Kombination aus Einzel- oder Zweierbüros für konzentrierte Arbeit und gemeinschaftlichen Zonen für Austausch. | Tätigkeiten, die einen Wechsel zwischen Konzentration und Teamarbeit erfordern. | Höherer Flächenbedarf als bei reinen Open-Space-Konzepten. |
| Open-Space-Büro (Großraumbüro) | Alle Mitarbeitenden arbeiten in einem großen, offenen Raum ohne feste Trennwände. | Sehr kommunikationsintensive Teams, z. B. in Vertrieb oder Agenturen. | Hoher Geräuschpegel, viele Ablenkungen, mangelnde Privatsphäre. [idw-online.de] |
| Desk Sharing / Hot Desking | Mitarbeitende haben keinen festen Schreibtisch, sondern wählen täglich einen freien Platz. | Unternehmen mit hohem Anteil an mobiler Arbeit, Homeoffice oder Außendienst. | Kann das Gefühl der Zugehörigkeit schwächen; erfordert gute Organisation. [BAuA] |
Die Unternehmenskultur spielt eine entscheidende Rolle, denn sie ist das Fundament für den Erfolg jedes New Work Bürokonzepts. Ohne eine Kultur, die auf Vertrauen, Eigenverantwortung und offener Kommunikation basiert, bleiben selbst die modernsten Büroräume eine leere Hülle und können ihr Potenzial nicht entfalten.
Ein New Work Konzept ist weit mehr als nur eine räumliche Veränderung; es ist ein tiefgreifender kultureller Wandel. Martin Klaffke beschreibt New Work als ganzheitliches Konzept, das flexible Büroformen mit einer Weiterentwicklung der Führungskultur und der Zusammenarbeit verbindet. [flexopus.com] Wenn Führungskräfte weiterhin auf ständige Anwesenheit und Kontrolle pochen, wird ein flexibles Bürokonzept scheitern. Daher müssen zunächst die Führungsgrundsätze angepasst werden. Führung auf Distanz, ergebnisorientierte Steuerung und das Vertrauen in die Selbstorganisation der Teams sind Grundvoraussetzungen.
Die erfolgreiche Einführung erfordert einen umfassenden Change-Management-Prozess, der die Mitarbeitenden von Anfang an einbezieht. Die Sorgen und Widerstände müssen ernst genommen werden. Ein Forschungsprojekt der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) begleitet die Einführung eines New Work Konzepts und untersucht gezielt die Erfahrungen der Beschäftigten. Herausforderungen wie die Sorge vor dem Verlust des Teamgefühls oder die Knappheit an geeigneten Arbeitsplätzen müssen proaktiv adressiert werden. [BAuA] Transparente Kommunikation über die Gründe, Ziele und den Ablauf der Umstellung ist hierbei entscheidend.
Letztlich muss die Kultur die neuen Arbeitsweisen aktiv fördern. Wenn Kollaboration ein Ziel ist, dann muss die Organisation auch die Zeit und die Räume dafür schaffen und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit honorieren. Wenn Autonomie gefördert werden soll, müssen Entscheidungsbefugnisse an die Teams delegiert werden. Ein Bürokonzept kann Verhaltensweisen anstoßen und erleichtern, aber es kann eine fehlende oder widersprüchliche Unternehmenskultur nicht ersetzen. Die Detecon New Work Benchmark Studie zeigt, dass Unternehmen, die New Work erfolgreich umsetzen, dies als kontinuierlichen Transformationsprozess verstehen, der Raum, Mensch und Organisation gleichermaßen betrifft. [Detecon]
Der Erfolg eines New Work Bürokonzepts wird durch eine Kombination aus quantitativen Kennzahlen und qualitativem Feedback der Mitarbeitenden gemessen. Wichtige Indikatoren sind die Nutzungsrate der verschiedenen Arbeitszonen, die Mitarbeiterzufriedenheit, die Produktivität und die Fluktuationsrate, die regelmäßig erhoben und analysiert werden sollten.
Quantitative Kennzahlen liefern harte Fakten über die Effektivität des neuen Konzepts. Dazu gehört die Messung der Auslastung von Büroflächen mittels Sensoren oder Buchungssystemen. So lässt sich ermitteln, welche Zonen gut angenommen werden und wo eventuell nachgebessert werden muss. Beispielsweise könnte die Analyse ergeben, dass Konferenzräume eine Nutzungsrate von nur 21,55 % haben, während bestimmte Kollaborationsräume stark nachgefragt sind. [meinoffice.net] Weitere wichtige KPIs sind die Krankheitsrate, die Mitarbeiterfluktuation und messbare Produktivitätssteigerungen in einzelnen Teams oder Projekten.
Qualitative Methoden sind ebenso wichtig, um die subjektive Wahrnehmung und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu erfassen. Regelmäßige, anonyme Umfragen können Aufschluss über die Arbeitszufriedenheit, das Stressempfinden und die empfundene Effektivität der neuen Umgebung geben. Das Fraunhofer-Institut für Bauphysik (IBP) setzt gezielt auf Befragungen, um die Auswirkungen von Büroumgebungen auf Gesundheit und Leistungsfähigkeit zu bewerten. [Fraunhofer-Institut für Bauphysik] Offene Feedback-Formate wie Fokusgruppen oder Workshops helfen dabei, die Gründe hinter den quantitativen Daten zu verstehen und konkrete Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Eine langfristige Erfolgsmessung betrachtet die strategischen Unternehmensziele. Führt das neue Bürokonzept zu mehr Innovation, weil die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit nachweislich zugenommen hat? Verbessert sich die Position des Unternehmens im "War for Talents", weil es als attraktiverer Arbeitgeber wahrgenommen wird? Der Erfolg zeigt sich also nicht nur in der unmittelbaren Nutzung des Büros, sondern auch in der langfristigen positiven Entwicklung von Geschäftskennzahlen und der Unternehmenskultur. Die regelmäßige Erhebung und Auswertung dieser Metriken ermöglicht es, das Bürokonzept kontinuierlich zu optimieren und an sich verändernde Bedürfnisse anzupassen.
Die Kosten für die Umstellung variieren stark und hängen vom Umfang der Maßnahmen ab. Sie umfassen Investitionen in flexible Möbel, technische Infrastruktur und oft auch bauliche Anpassungen. Langfristig können jedoch durch eine effizientere Flächennutzung und geringere Betriebskosten erhebliche Einsparungen erzielt werden.
Desk Sharing ist nicht für jedes Unternehmen ideal. Es eignet sich besonders für Firmen mit einem hohen Anteil an mobiler Arbeit oder Teilzeitkräften. Für Tätigkeiten, die spezielle Ausstattung am Arbeitsplatz erfordern oder eine hohe personelle Kontinuität verlangen, ist dieses Modell weniger geeignet.
Widerstand wird am besten durch frühzeitige und transparente Kommunikation sowie aktive Einbindung der Mitarbeitenden begegnet. Pilotprojekte, Workshops und regelmäßige Feedbackschleifen helfen dabei, Sorgen ernst zu nehmen, die Vorteile aufzuzeigen und die Belegschaft zu Mitgestalter*innen des Wandels zu machen.
Unverzichtbar sind eine stabile WLAN-Verbindung, Cloud-basierte Software für die Zusammenarbeit und ein intelligentes Buchungssystem für Schreibtische und Räume. Hochwertige Videokonferenzsysteme sind ebenfalls entscheidend, um die nahtlose Kommunikation zwischen Mitarbeitenden im Büro und im Homeoffice zu gewährleisten.
Nein, ein offenes Büro führt nicht automatisch zu mehr Kollaboration. Oft bewirkt der hohe Lärmpegel das Gegenteil: Mitarbeitende ziehen sich mit Kopfhörern zurück. Echte Kollaboration entsteht durch gezielt gestaltete Projekt- und Begegnungszonen, die von lauten Arbeitsbereichen getrennt sind und eine unterstützende Unternehmenskultur.
