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Moderne Bürokonzepte sind flexible, tätigkeitsorientierte Arbeitsumgebungen, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und die Anforderungen hybrider Arbeitsmodelle zugeschnitten sind. Ihre Umsetzung erfordert eine ganzheitliche Planung, die Raumaufteilung, Technologie und Unternehmenskultur miteinander verbindet, um sowohl Kollaboration als auch konzentriertes Arbeiten zu fördern.
Die grundlegenden Typen moderner Bürokonzepte umfassen das Open-Space-Büro, das Kombibüro, das Multispace-Konzept und Modelle mit Desk Sharing. Diese Ansätze unterscheiden sich in ihrer Raumstruktur, Flexibilität und dem Grad der festen Arbeitsplatzzuordnung, um den vielfältigen Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden.
Das Open-Space-Büro verzichtet weitgehend auf feste Wände und schafft eine offene, großflächige Arbeitslandschaft. Ziel ist die Förderung der direkten Kommunikation und der Abbau von Hierarchien. In der Praxis werden diese Großraumbüros oft durch Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten ergänzt, wie etwa Besprechungsecken oder Ruhebereiche, um den Nachteilen wie Lärm und Ablenkung entgegenzuwirken. Studien zeigen jedoch, dass trotz dieser Ergänzungen die Produktivität von Wissensarbeitern in reinen Großraumumgebungen oft leidet. [Marcel Hülsbeck, Hochschule München] Das Kombibüro stellt einen Kompromiss dar, indem es Einzel- oder Zweierbüros für konzentrierte Arbeit mit großzügigen Gemeinschaftsbereichen für Kommunikation und Teamarbeit verbindet. Mitarbeitende haben einen festen, ruhigen Arbeitsplatz, können aber bei Bedarf die gemeinschaftlich genutzten Zonen für Meetings oder kreativen Austausch aufsuchen.
Ein fortschrittlicherer Ansatz ist das Multispace-Konzept, das auf dem Prinzip des Activity-Based Working (tätigkeitsbasiertes Arbeiten) basiert. Hier gibt es keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze mehr. Stattdessen wählen die Mitarbeitenden je nach aktueller Aufgabe die passende Arbeitsumgebung aus einem vielfältigen Angebot aus. Dieses kann aus Stillarbeitsplätzen (Fokuszonen), Kollaborationsbereichen, Kreativräumen, Telefonboxen und sozialen Treffpunkten bestehen. Eine Studie des Fraunhofer IAO identifiziert das Multispace-Büro als zukunftsweisend, da es eine hohe Flexibilität bietet und bei richtiger Umsetzung sowohl die Produktivität als auch die Mitarbeiterzufriedenheit signifikant steigern kann. [Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO)] Dieses Modell erfordert eine hohe Eigenverantwortung der Mitarbeitenden und eine unterstützende digitale Infrastruktur, etwa durch Raumbuchungssysteme.
Activity-Based Working (ABW) ist ein Büroorganisationsmodell, bei dem Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch haben, sondern je nach Tätigkeit den passenden Arbeitsort innerhalb des Büros wählen. Das Konzept basiert auf der Bereitstellung verschiedener Zonen, die auf Konzentration, Kommunikation, Kollaboration oder Regeneration spezialisiert sind.
Die praktische Umsetzung von ABW beginnt mit einer detaillierten Analyse der Arbeitsabläufe und Tätigkeiten im Unternehmen. Es wird ermittelt, wie viel Zeit die Mitarbeitenden mit konzentrierter Einzelarbeit, in Meetings, bei kreativen Brainstormings oder am Telefon verbringen. Basierend auf diesen Daten werden unterschiedliche räumliche Zonen gestaltet. Dazu gehören typischerweise:
Damit ABW funktioniert, ist eine Kultur des Vertrauens und der Eigenverantwortung unerlässlich. Führungskräfte müssen von einer anwesenheits- zu einer ergebnisorientierten Führung übergehen. Technologische Unterstützung durch smarte Buchungstools für Schreibtische und Räume (Desk Sharing Software) ist ebenfalls entscheidend, um den Mitarbeitenden die Orientierung zu erleichtern und die Auslastung der Flächen effizient zu steuern. Die erfolgreiche Einführung ist ein Change-Management-Prozess, der die gesamte Belegschaft aktiv einbinden sollte.
Open-Space-Büros fördern potenziell die schnelle Kommunikation und senken die Baukosten, führen jedoch häufig zu erheblichen Nachteilen wie Lärmbelästigung, Mangel an Privatsphäre und Produktivitätseinbußen. Im Vergleich dazu bieten abgeschlossene Büroformen oder Multispace-Konzepte bessere Bedingungen für konzentriertes Arbeiten und Mitarbeiterzufriedenheit.
Eine systematische Auswertung von 429 Studien zwischen 2005 und 2022 durch die Hochschule München kommt zu dem Ergebnis, dass Einzel- und kleine Gemeinschaftsbüros die höchste Produktivität und Zufriedenheit bei Wissensarbeitern erzielen. [Marcel Hülsbeck, Andrea Gerlitz] Großraumbüros schneiden in dieser Hinsicht am schlechtesten ab, da sie oft zu einer Zunahme von Ablenkungen führen. Eine Erhebung zeigt, dass sich rund 70 % der Mitarbeitenden in Großraumbüros durch Lärm gestört fühlen, was die Konzentrationsfähigkeit stark beeinträchtigt. [buero-wissen.de] Paradoxerweise kann die räumliche Nähe in Open-Space-Büros sogar zu einer Reduzierung der direkten Face-to-Face-Kommunikation führen, da Mitarbeitende auf digitale Kanäle wie E-Mail oder Chat ausweichen, um Kollegen nicht zu stören. [Christian Ciesla]
Die folgende Tabelle vergleicht die wichtigsten Bürokonzepte anhand zentraler Kriterien:
| Kriterium | Open-Space-Büro | Kombibüro | Multispace-Büro (ABW) |
|---|---|---|---|
| Produktivität (Fokusarbeit) | Niedrig (hohe Ablenkung) | Hoch (fester, ruhiger Arbeitsplatz) | Hoch (dedizierte Fokus-Zonen) |
| Kommunikation & Kollaboration | Hoch (informell), aber oft oberflächlich | Mittel (geplant in Gemeinschaftszonen) | Sehr hoch (dedizierte Kollaborations-Zonen) |
| Flexibilität für Mitarbeitende | Niedrig (fester, aber offener Platz) | Mittel (Wechsel zwischen Büro und Zonen) | Sehr hoch (freie Wahl des Arbeitsortes) |
| Flächeneffizienz & Kosten | Sehr hoch | Niedrig bis mittel | Hoch (durch Desk Sharing) |
| Mitarbeiterzufriedenheit | Gering bis gemischt | Hoch | Sehr hoch (bei guter Umsetzung) |
Ein hybrides Bürokonzept wird erfolgreich durch eine klare Strategie umgesetzt, die Anwesenheitstage, die Funktion des Büros und die technologische Ausstattung definiert. Der Fokus liegt darauf, das Büro als Ort der Zusammenarbeit und Kultur zu etablieren, während das Homeoffice für konzentrierte Einzelarbeit genutzt wird.
Die Planung beginnt mit der Festlegung eines hybriden Arbeitsmodells. Viele Unternehmen etablieren ein "3-2-Prinzip", bei dem Mitarbeitende beispielsweise drei Tage im Homeoffice und zwei Tage im Büro arbeiten. [Trendone, Christiane Wolff & Design Offices] Wichtig ist, starre Präsenzpflichten zu vermeiden und stattdessen flexible Regelungen zu schaffen, die auf die Bedürfnisse der Teams und die Art der Arbeit abgestimmt sind. Das Büro wandelt sich von einem reinen Arbeitsort zu einem sozialen und kollaborativen Hub. Seine Hauptfunktion ist es, persönliche Begegnungen, Team-Workshops, kreative Prozesse und die Stärkung der Unternehmenskultur zu ermöglichen. Daher muss die Raumgestaltung diesen neuen Anforderungen gerecht werden. Klassische Reihen von Schreibtischen werden durch Projektflächen, flexible Meetingräume und informelle Loungebereiche ersetzt.
Ein entscheidender Faktor für den Erfolg ist die technologische Gleichstellung von anwesenden und abwesenden Mitarbeitenden. Dies erfordert Investitionen in hochwertige Videokonferenzsysteme, interaktive Whiteboards und Kollaborationstools, um eine nahtlose Zusammenarbeit unabhängig vom Standort zu gewährleisten. Zudem werden Desk-Sharing- und Raumbuchungssysteme zur Pflicht, um die Auslastung der reduzierten Büroflächen effizient zu managen. Da in den sieben größten deutschen Städten ein Potenzial von 5,8 Millionen m² Bürofläche für Umnutzungen besteht, ist eine effiziente Flächenplanung nicht nur eine Frage der Zusammenarbeit, sondern auch der Wirtschaftlichkeit. [flexopus.com] Die Einführung eines hybriden Modells ist ein tiefgreifender kultureller Wandel, der von der Führungsebene vorgelebt und durch klare Kommunikationsregeln begleitet werden muss.
Design und Technologie sind entscheidende Enabler für moderne Bürokonzepte, da sie die physische Umgebung an die Anforderungen von Flexibilität, Wohlbefinden und Kollaboration anpassen. Gutes Design schafft funktionale und motivierende Zonen, während Technologie die nahtlose Nutzung dieser flexiblen Strukturen erst ermöglicht.
Das architektonische Design beeinflusst direkt das Verhalten und die Stimmung der Mitarbeitenden. Akustikmanagement ist hierbei ein zentrales Thema, insbesondere in offenen Konzepten. Der Einsatz von schallabsorbierenden Materialien, Akustikpaneelen, Teppichböden und Trennwänden ist unerlässlich, um eine angenehme Geräuschkulisse zu schaffen. Ebenso wichtig ist ein durchdachtes Lichtkonzept, das natürliches Tageslicht maximiert und durch biodynamische Beleuchtung ergänzt wird, die sich dem menschlichen Biorhythmus anpasst. Die Möblierung muss flexibel und ergonomisch sein. Höhenverstellbare Schreibtische, bewegliche Sitzgelegenheiten und modulare Möbel erlauben es den Nutzern*innen, ihre Umgebung an die jeweilige Aufgabe anzupassen und fördern gleichzeitig die körperliche Gesundheit. Moderne Konzepte setzen zunehmend auf offene und bewegungsfördernde Strukturen. [aeris.de]
Technologie ist das Rückgrat flexibler Bürokonzepte wie Activity-Based Working oder Desk Sharing. Intelligente Software für die Arbeitsplatz- und Raumbuchung ist fundamental, um Chaos zu vermeiden und eine faire sowie effiziente Nutzung der Ressourcen sicherzustellen. Diese Systeme geben den Mitarbeitenden einen schnellen Überblick über verfügbare Plätze und ermöglichen eine unkomplizierte Reservierung per App. Sensoren können zudem die tatsächliche Auslastung von Bereichen anonymisiert erfassen und wertvolle Daten für die kontinuierliche Optimierung des Flächenmanagements liefern. Eine leistungsstarke IT-Infrastruktur mit flächendeckendem WLAN und einfach zugänglichen Strom- und Datenanschlüssen ist die Grundvoraussetzung, damit mobiles Arbeiten innerhalb des Büros reibungslos funktioniert.
Desk Sharing bedeutet, dass Mitarbeitende keinen fest zugewiesenen Schreibtisch haben, aber die Arbeitsplätze oft gleichartig sind. Activity-Based Working (ABW) ist ein umfassenderes Konzept, das zusätzlich verschiedene, auf spezifische Tätigkeiten zugeschnittene Arbeitszonen (z.B. für Fokus, Kollaboration, Telefonie) anbietet.
Die Produktivität in Großraumbüros lässt sich durch eine klare Zonierung verbessern. Die Schaffung von akustisch getrennten Rückzugsorten, Telefonboxen für ungestörte Gespräche und die Etablierung klarer Verhaltensregeln (z.B. Ruhezonen) helfen, die wesentlichen Nachteile wie Lärm und Ablenkung zu reduzieren.
Für kreative Teamarbeit eignet sich das Multispace- oder Activity-Based-Working-Konzept am besten. Es bietet dedizierte Kollaborationszonen mit flexiblen Möbeln, Whiteboards und Präsentationstechnik, die spontane Brainstormings und intensive Projektarbeit ideal unterstützen und gleichzeitig Rückzugsräume für die Ideenentwicklung bieten.
Die Einbindung der Mitarbeitenden ist entscheidend für die Akzeptanz und den Erfolg eines neuen Bürokonzepts. Umfragen, Workshops und Pilotphasen helfen, die tatsächlichen Bedürfnisse zu verstehen und Widerstände abzubauen, was zu einer höheren Zufriedenheit und einer besseren Nutzung der neuen Arbeitsumgebung führt.
