Multi Space Büro: Vielseitige Raumkonzepte für moderne Arbeitswelten

Multi Space Büro gestalten 🔀 Aktivitätsbasierte Bereiche ✓ Flexibilität ✓ Mitarbeiterbedürfnisse ✓ Innovative Arbeitsumgebungen schaffen!

1. Was ist ein Multi-Space-Büro? Definition und Grundprinzip

Der Begriff Multi-Space-Büro bezeichnet eine Büroform, die sich in den vergangenen zwei Jahrzehnten als Antwort auf die veränderten Anforderungen moderner Wissensarbeit entwickelt hat. Während klassische Bürokonzepte – das Einzelbüro oder das homogene Großraumbüro – auf einer einzigen Arbeitslogik beruhen, folgt das Multi-Space-Büro einem grundlegend anderen Prinzip: die Vielfalt der Tätigkeiten erfordert eine Vielfalt der Räume.

Der Kern des Konzepts ist die gezielte räumliche Differenzierung. Mitarbeitende wählen ihren Arbeitsplatz entsprechend der Aufgabe, die sie gerade erledigen – nicht nach fest zugewiesenem Schreibtisch. Dieses Prinzip wird im englischsprachigen Raum auch als “Activity Based Working" (ABW) bezeichnet; der Begriff “Multi-Space" betont dabei stärker die räumliche Dimension des Konzepts.

Typischerweise umfasst ein Multi-Space-Büro zwischen vier und acht unterschiedliche Zonentypen. Die Bandbreite reicht von der ruhigen Fokuszone für konzentrierte Einzelarbeit über Kollaborationszonen für Teamarbeit und Workshops bis zu Rückzugs- und Kommunikationsbereichen. Ergänzt werden diese häufig durch soziale Zonen wie Lounge-Bereiche oder Teamküchen, die bewusst informellen Austausch und Identifikation mit dem Unternehmen fördern.

Das Multi-Space-Büro ist kein starres Modell, sondern ein flexibler Rahmen, der auf die spezifischen Arbeitsweisen und kulturellen Eigenheiten eines Unternehmens zugeschnitten wird. Entscheidend ist dabei eine sorgfältige Analyse der tatsächlichen Tätigkeitsprofile – also: Was machen die Mitarbeitenden tatsächlich, und wie viel Zeit verbringen sie mit welchen Aufgaben?

2. Die wichtigsten Zonen im Multi-Space-Büro im Überblick

Die Zonierung ist das Herzstück jedes Multi-Space-Konzepts. Jede Zone folgt einer klaren funktionalen Logik und stellt spezifische Anforderungen an Möblierung, Akustik und Lichtverhältnisse. Die folgende Übersicht zeigt die verbreitetsten Zonentypen und ihre charakteristischen Merkmale:

Zone Funktion Typische Möblierung Geeignet für
Fokuszone Konzentriertes, ungestörtes Arbeiten Einzelarbeitsplätze, Schallschutz-Kabinen, Trennwände Deep Work, vertrauliche Aufgaben
Kollaborationszone Teamarbeit, Brainstorming, kreative Prozesse Whiteboards, modulare Sitzgruppen, Projekttische Meetings, Workshops, agile Teams
Kommunikationszone Spontaner Austausch, kurze Absprachen Stehtische, Lounge-Möbel, Coffee Corners Informelle Gespräche, Stand-ups
Rückzugszone Vertrauliche Telefonate, Video-Calls Phone Boxes, Akustikkabinen, Einzelbüros Kundengespräche, konzentrierte Video-Calls
Kreativzone Ideenentwicklung, Visualisierung Schreib- und Zeichenflächen, flexible Bestuhlung Design Thinking, Produktentwicklung
Sozialzone Pause, informeller Austausch Lounge-Möbel, Küchenzeile, Sitznischen Mittagspause, Teamkultur

Die Anzahl und Gewichtung der Zonen hängt direkt vom Tätigkeitsprofil der Belegschaft ab. Ein Softwareunternehmen mit hohem Fokusarbeitsanteil wird mehr Einzelarbeitsplätze und Schallschutzkabinen einplanen; eine Kreativagentur legt den Schwerpunkt eher auf Kollaborations- und Kreativzonen. Eine fundierte Bedarfsanalyse – idealerweise gestützt auf Beobachtungen und Mitarbeiterbefragungen – ist daher Voraussetzung für eine sinnvolle Zonenverteilung.

2.1 Fokuszone: Die stille Zone für Tiefarbeit

Die Fokuszone ist für viele Unternehmen die kritischste Zone im Multi-Space-Büro – und wird in der Praxis am häufigsten unterschätzt. Konzentrierte Wissensarbeit erfordert eine Umgebung mit minimalen akustischen und visuellen Ablenkungen. Das bedeutet: Schallabsorbierende Materialien, ausreichend Sichtschutz und klare Nutzungsregeln (zum Beispiel keine Telefonate).

Typische Elemente der Fokuszone sind höhenverstellbare Einzelschreibtische, Schallschutzpaneele oder -stellwände, Phone Boxes für Einzelgespräche sowie eine gedämpfte, blendfreie Beleuchtung. Bei der Flächenplanung wird oft empfohlen, mindestens 30 bis 40 Prozent der Gesamtfläche für fokussiertes Arbeiten vorzusehen – abhängig vom Tätigkeitsprofil.

2.2 Kollaborationszone: Räume für gemeinsames Arbeiten

Teamarbeit, Brainstorming und projektbezogene Zusammenarbeit brauchen andere Räume als Einzelarbeit. Kollaborationszonen sind darauf ausgelegt, den schnellen Austausch von Ideen, das gemeinsame Visualisieren und das agile Arbeiten zu unterstützen. Sie sollten flexibel gestaltbar sein – das heißt: Tische und Stühle müssen sich schnell umstellen lassen, Whiteboards und Displays sollten gut zugänglich sein.

In modernen Multi-Space-Büros werden Kollaborationszonen häufig in verschiedenen Größen angeboten: kleine Zweierbereiche für den kurzen Austausch, Tische für Gruppen von vier bis sechs Personen und größere Projekträume für Workshops mit zehn oder mehr Teilnehmenden.

2.3 Kommunikationszone und Sozialzone

Informeller Austausch ist einer der wichtigsten Treiber von Innovation und Unternehmenskultur. Die Kommunikationszone – oft als “Coffee Corner" oder “Agora" gestaltet – lädt zu spontanen Gesprächen ein, ohne dass Kolleginnen und Kollegen in der Fokuszone gestört werden. Stehtische, Barhocker und bequeme Sitzmöglichkeiten prägen diese Zone.

Die Sozialzone (Lounge, Teeküche, Bistrobereich) erfüllt eine doppelte Funktion: Sie bietet Erholung und fördert gleichzeitig die Identifikation mit dem Unternehmen. Forschungen zur Arbeitsumgebung zeigen, dass gut gestaltete Sozialzonen die Mitarbeiterzufriedenheit messbar steigern und Fehlzeiten reduzieren können.

3. Multi-Space vs. Open Space vs. Activity Based Working

Die Begriffe Multi-Space-Büro, Open Space und Activity Based Working werden im deutschen Sprachraum oft unscharf verwendet. Eine klare Abgrenzung hilft bei der Konzeptionierung:

Open Space (Großraumbüro): Der klassische Open Space vereint alle Mitarbeitenden in einem offenen Bereich ohne funktionale Differenzierung. Alle Arbeitsplätze sind gleich gestaltet. Dieses Modell bietet hohe Flächeneffizienz, hat aber bekannte Nachteile in Bezug auf Lärm, Ablenkung und Privatsphäre.

Activity Based Working (ABW): ABW ist das übergeordnete organisatorische Konzept: Mitarbeitende haben keinen festen Schreibtisch, sondern wählen ihren Arbeitsort tätigkeitsbasiert. Das Multi-Space-Büro ist die räumliche Entsprechung dieses Konzepts – es kann aber auch ohne ABW-Philosophie realisiert werden (etwa mit festen Schreibtischen in der Fokuszone).

Multi-Space-Büro: Bezeichnet die räumliche Aufteilung in verschiedene Zonen mit unterschiedlichen Funktionen. Es kann mit oder ohne Desk-Sharing-Konzept kombiniert werden und ist damit flexibler einsetzbar als reines ABW.

Hybrid-Büro: Ein neuerer Begriff, der die räumliche Gestaltung (Multi-Space-Elemente) mit einem organisatorischen Modell kombiniert, das Büropräsenz und Remote-Arbeit verbindet. Multi-Space-Büros sind häufig die räumliche Basis für hybride Arbeitsmodelle.

Kurz gefasst: Was unterscheidet Multi-Space von Open Space?

  • Open Space: eine Fläche, ein Nutzungstyp, oft ohne Rückzugsmöglichkeiten
  • Multi-Space: mehrere Flächen, mehrere Nutzungstypen, explizit geplante Rückzugsräume
  • Multi-Space ist nicht zwingend verbunden mit Desk Sharing
  • Activity Based Working ist die organisatorische Idee; Multi-Space ist die räumliche Umsetzung

4. Vorteile des Multi-Space-Büros

Das Multi-Space-Büro ist kein modisches Konzept, sondern reagiert auf gut belegte Probleme traditioneller Büroformen. Die Vorteile sind vielfältig – sowohl aus Perspektive der Mitarbeitenden als auch der Unternehmen:

4.1 Produktivität und Wohlbefinden

Studien zur Bürogestaltung – darunter Untersuchungen des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) sowie des Leesman Index – belegen konsistent, dass Mitarbeitende in differenzierten Arbeitsumgebungen höhere Zufriedenheitswerte angeben. Der Hauptgrund: Sie können ihre Umgebung an die jeweilige Tätigkeit anpassen, statt sich einer einheitlichen, kompromissbehafteten Umgebung anzupassen.

  • Konzentrierteres Arbeiten in der Fokuszone reduziert Fehlerquoten und Stress
  • Dedizierte Kollaborationsflächen verbessern die Qualität von Teamprozessen
  • Sozialzonen stärken informelle Netzwerke und Unternehmenskultur
  • Autonomie bei der Platzwahl erhöht Motivation und Eigenverantwortung

4.2 Flächeneffizienz

Paradoxerweise kann ein gut geplantes Multi-Space-Büro trotz höherer Zonenvielfalt flächeneffizienter sein als ein klassisches Zellenbüro. Der Grund: Viele Flächen werden zeitgleich von unterschiedlichen Mitarbeitenden für unterschiedliche Zwecke genutzt. Kombiniert mit Desk-Sharing-Konzepten lassen sich Flächenkennzahlen von 8 bis 12 m² pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter erreichen – gegenüber 15 bis 25 m² im traditionellen Zellenbüro.

4.3 Attraktivität als Arbeitgeber

In Zeiten des Fachkräftemangels ist die Bürogestaltung zu einem echten Wettbewerbsfaktor geworden. Ein durchdachtes Multi-Space-Konzept signalisiert Investitionsbereitschaft in die Arbeitsqualität und zieht insbesondere jüngere Generationen an, die flexible, selbstbestimmte Arbeitsumgebungen gewohnt sind. Laut einer Umfrage des Bitkom Research (2023) würden 41 Prozent der deutschen Beschäftigten einen Arbeitgeber bevorzugen, der eine hochwertige Büroausstattung und flexible Arbeitsbereiche bietet.

4.4 Unterstützung hybrider Arbeitsmodelle

Das Multi-Space-Büro ist die ideale räumliche Grundlage für hybride Arbeitsmodelle. An Tagen mit geringerer Präsenz stehen mehr Flächen für Fokusarbeit zur Verfügung; an Teamtagen bieten Kollaborationszonen ausreichend Raum für gemeinsame Arbeit. Die Flexibilität der Fläche passt sich dem variierenden Bedarf an.

5. Herausforderungen und wie man sie löst

Wie jedes Bürokonzept bringt das Multi-Space-Büro spezifische Herausforderungen mit sich. Wer diese kennt und vorausschauend plant, kann sie in der Praxis weitgehend vermeiden:

5.1 Akustik

Akustische Beeinträchtigungen sind die häufigste Kritik an offenen Büroumgebungen – und damit auch an schlecht geplanten Multi-Space-Büros. Die Lösung liegt nicht im Verzicht auf offene Bereiche, sondern in einer konsequenten Akustikplanung: Schallabsorbierende Decken- und Wandsysteme, Stellwände mit Akustikfunktion, Teppichböden oder Akustikfußböden sowie klare Nutzungsregeln für jede Zone.

5.2 Change Management

Das Multi-Space-Büro verändert gewohnte Arbeitsroutinen grundlegend. Mitarbeitende, die jahrelang an einem festen Schreibtisch gearbeitet haben, begegnen dem Konzept oft mit Skepsis. Eine frühzeitige und transparente Kommunikation – ergänzt durch Pilotprojekte, Feedbackrunden und Schulungen – ist entscheidend für die Akzeptanz.

5.3 Orientierung und Auffindbarkeit

In großen Multi-Space-Büros kann die Navigation zur Herausforderung werden: Wo ist gerade ein freier Platz? Wo ist mein Kollege? Digitale Raummanagement-Systeme (Desk-Booking-Software, digitale Grundrisse) und eine klare visuelle Orientierung (Beschilderung, Farbcodierung der Zonen) schaffen hier Abhilfe.

5.4 Persönliche Dinge und Stauraum

Ohne festen Schreibtisch brauchen Mitarbeitende alternative Lösungen für persönliche Gegenstände und Arbeitsmaterialien. Persönliche Schließfächer (Lockersysteme), dezentrale Stauraummöbel in den Zonen und klare Regeln zur Arbeitsmittelnutzung lösen dieses Problem zuverlässig.

6. Planung: So gelingt das Multi-Space-Konzept

Die Planung eines Multi-Space-Büros folgt einem strukturierten Prozess, der idealerweise sechs bis zwölf Monate vor dem angestrebten Umzugstermin beginnt. Die folgenden Phasen haben sich in der Praxis bewährt:

Phase 1: Bedarfsanalyse

Vor jeder Planung steht die Analyse. Grundlegende Fragen sind: Wie viele Mitarbeitende nutzen das Büro, und wie oft? Welche Tätigkeiten überwiegen (Einzelarbeit, Meetings, Telefonate, kreative Arbeit)? Welche Teamstrukturen müssen räumlich abgebildet werden? Welche Anforderungen hat die IT-Infrastruktur? Diese Analyse sollte Beobachtungen, Interviews und quantitative Erhebungen (Flächenauslastung, Meeting-Frequenz) kombinieren.

Phase 2: Zonenkonzept und Flächenverteilung

Auf Basis der Bedarfsanalyse wird ein Zonenkonzept erarbeitet. Es legt fest, welche Zonen benötigt werden, wie viel Fläche jeweils vorgesehen ist und wie die Zonen räumlich zueinander angeordnet sein sollen. Dabei spielen Lage (Licht, Lärm, Laufwege), Nachbarschaftsbeziehungen (ruhige Zonen möglichst weit von lauten Bereichen entfernt) und Zugänglichkeit eine wichtige Rolle.

Phase 3: Möblierungsplanung

Das Zonenkonzept wird in ein konkretes Möblierungskonzept übersetzt. Dabei sind Ergonomie, Flexibilität (höhenverstellbare Tische, verfahrbare Elemente), Ästhetik und Budget gleichrangig zu berücksichtigen. Die Wahl modularer Möbelsysteme zahlt sich langfristig aus: Sie ermöglichen spätere Umgestaltungen ohne hohe Neuinvestitionskosten.

Phase 4: Technik und Infrastruktur

IT-Infrastruktur, Strom- und Netzwerkplanung müssen parallel zur Möblierungsplanung entwickelt werden. In Multi-Space-Büros ist eine lückenlose WLAN-Abdeckung ebenso wichtig wie ausreichende Steckdosen und USB-Ladesäulen in allen Zonen. Videokonferenz-Ausrüstung für Kollaborationsbereiche und schallisolierte Phone Boxes sollten bereits in dieser Phase eingeplant werden.

Phase 5: Implementierung und Kommunikation

Parallel zur baulichen und möblerischen Umsetzung muss das Change-Management-Konzept anlaufen. Mitarbeitende sollten das neue Büro kennenlernen, bevor sie darin arbeiten – idealerweise durch Führungen, Pilotphasen und klare Nutzungsanleitungen für die einzelnen Zonen. Feedback-Schleifen nach dem Einzug sind wichtig, um Korrekturen vorzunehmen.

Typische Planungsphasen auf einen Blick

  • Phase 1: Bedarfsanalyse (Mitarbeiterbefragung, Flächenauslastung, Tätigkeitsprofile)
  • Phase 2: Zonenkonzept und Flächenverteilung
  • Phase 3: Möblierungsplanung (Ergonomie, Modularität, Ästhetik)
  • Phase 4: Technik und Infrastruktur (IT, WLAN, Strom, AV-Medien)
  • Phase 5: Implementierung + Change Management (Kommunikation, Pilotphase, Feedback)

7. Ausstattung und Möblierung: Worauf es ankommt

Die Möblierung eines Multi-Space-Büros ist mehr als eine ästhetische Frage – sie ist die funktionale Grundlage des gesamten Konzepts. Jede Zone stellt spezifische Anforderungen, und die Auswahl der richtigen Möbel beeinflusst direkt die Nutzbarkeit, Ergonomie und Langlebigkeit des Konzepts.

7.1 Fokusarbeitsplätze

Für Fokusarbeitsplätze gelten hohe ergonomische Anforderungen, da Mitarbeitende dort häufig mehrere Stunden am Stück arbeiten. Höhenverstellbare Schreibtische (optimal: elektrisch verstellbar, Hubbereich 650–1.300 mm) und ergonomische Bürostühle (mit individuell einstellbarer Lumbalstütze, Sitztiefe und Armlehnen) sind der Standard. Bildschirmarbeitsplätze müssen zudem den Anforderungen der Bildschirmarbeitsverordnung entsprechen.

Schallschutzpaneele und Tischaufsätze reduzieren die akustische Ablenkung, ohne den Raum physisch zu trennen. In gut geplanten Multi-Space-Büros werden Fokuszonen häufig durch raumhöhe Akustikwände oder verglaste Boxen abgegrenzt.

7.2 Kollaborationsmöbel

Kollaborationszonen profitieren von maximal flexiblen Möbeln: Tische mit Rollenfüßen lassen sich schnell zu unterschiedlichen Konfigurationen zusammenschieben; stapelbare oder ineinanderschiebbare Stühle schaffen Platz für wechselnde Gruppengrößen. Whiteboards auf Rollen, Flipcharts und wandmontierte Schreibflächen ermöglichen das gemeinsame Visualisieren.

Für größere Kollaborationsräume empfehlen sich modulare Konferenztischsysteme, die sich von kleinen Besprechungsrunden bis zu großen Workshop-Formaten konfigurieren lassen. Integrierte Monitore, Kamerasysteme und Soundbars für hybride Meetings sind in modernen Büros Standard.

7.3 Lounge- und Kommunikationsmöbel

Sofa-Ensembles, Lounge-Sessel und niedrige Tische schaffen in der Sozialzone eine bewusst andere Atmosphäre als der klassische Büroalltag. Sie laden zur Entspannung ein und fördern informelle Gespräche. Stehtische und Barhockerkombinationen sind ideal für die Kommunikationszone – sie ermöglichen kurze, konzentrierte Interaktionen ohne die Formalität eines Konferenzraums.

7.4 Qualität und Nachhaltigkeit

Bei der Auswahl der Möbel sollte der Fokus auf Qualität und Langlebigkeit liegen – Büromöbel, die nach wenigen Jahren ausgetauscht werden müssen, sind ökonomisch und ökologisch ineffizient. Zertifizierungen wie das Blaue-Engel-Siegel, GREENGUARD oder GS (Geprüfte Sicherheit) geben Orientierung bei Schadstofffreiheit und Qualitätsstandards.

Wer bei der Büroeinrichtung auf langlebige, ergonomisch zertifizierte Produkte und eine professionelle Möblierungsberatung setzt – wie sie etwa Fenyx Office für Berliner Unternehmen anbietet –, reduziert langfristig sowohl Folgekosten als auch den ökologischen Fußabdruck des Büros.

8. Akustik im Multi-Space-Büro

Akustik ist der am häufigsten unterschätzte Planungsaspekt bei der Umsetzung von Multi-Space-Büros. Dabei ist sie einer der entscheidenden Faktoren für Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden. Studien zeigen, dass Lärm und ungewollte Geräusche die häufigste Ursache für Unzufriedenheit in Büroumgebungen sind.

8.1 Akustische Zielwerte

Für Büroräume gelten unterschiedliche Schallpegel-Empfehlungen je nach Zonentyp. Für Fokuszonen empfehlen Arbeitsschutzexperten und die DIN 18041 Hintergrundgeräuschpegel von maximal 35–40 dB(A); für Kommunikationszonen sind 45–55 dB(A) akzeptabel. Kollaborationszonen dürfen lauter sein, sollten aber durch bauliche Maßnahmen von ruhigeren Bereichen entkoppelt sein.

8.2 Akustische Maßnahmen

Akustische Verbesserungen lassen sich in drei Kategorien einteilen:

  • Raumakustik: Schallabsorbierende Deckenplatten (Mineralwolle, Akustikschaum), Wandpaneele, Teppich- oder Vinylböden mit Dämpfungseigenschaften
  • Möblierung: Schallschutzstellwände, Akustikpaneele als Tischaufsatz, Trennwände mit schallabsorbierender Füllung, akustisch gedämmte Phone Boxes
  • Zonenplanung: Räumliche Trennung lauter und leiser Zonen, Pufferbereiche (z.B. Stauräume, Flure) zwischen Fokus- und Kommunikationsbereichen

8.3 Sprachverständlichkeit und STOI

Ein weiterer Akustikparameter ist die Sprachverständlichkeit: In Büros soll Sprache in benachbarten Bereichen möglichst unverständlich sein (Sprach-Privatheit). Dies wird durch Maskierungsgeräusche (Sound Masking), also bewusst eingespielte Hintergrundgeräusche auf einem sehr niedrigen Pegel, erreicht. Gute Raumakustik kombiniert Absorption (weniger Nachhall) mit Maskierung (weniger Verständlichkeit auf Distanz).

9. Kosten und ROI

Die Investition in ein Multi-Space-Büro ist eine der bedeutendsten Entscheidungen im Lebenszyklus eines Unternehmensstandortes. Eine realistische Kostenschätzung – und ein Blick auf den Return on Investment – helfen, die Entscheidung gegenüber Stakeholdern zu begründen.

Bürogröße Komplexität Richtkosten (Ausbau + Möbel) Planungsdauer
Kleines Büro (bis 200 m²) einfach ca. 800–1.500 €/m² 6–12 Monate
Mittleres Büro (200–500 m²) mittel ca. 700–1.300 €/m² 9–18 Monate
Großraumbüro (über 500 m²) komplex ca. 600–1.200 €/m² 12–24 Monate
Coworking / Hybrid sehr komplex ca. 900–1.800 €/m² 12–24 Monate

Hinweis: Die Richtkosten umfassen Innenausbau (Wände, Boden, Decke, Beleuchtung) sowie Möblierung. Nicht enthalten sind in der Regel: IT-Infrastruktur, Medientechnik (AV), Umzugskosten und externe Beratungsleistungen.

9.1 Kostentreiber und Einsparpotenziale

  • Qualität der Möbel: Hochwertige, ergonomisch zertifizierte Möbel kosten mehr in der Anschaffung, aber deutlich weniger im Unterhalt
  • Akustiklösungen: Oft unterschätzt; nachträgliche Akustikmaßnahmen sind deutlich teurer als eingeplante
  • Modularität: Modulare Möbel ermöglichen spätere Umgestaltungen ohne vollständige Neuinvestition
  • Flächeneffizienz: Ein optimiertes Multi-Space-Konzept kann die Gesamtmietfläche reduzieren – das erzeugt direkten finanziellen Nutzen

9.2 Return on Investment

Neben den direkten Mietersparpotenzialen lohnt sich der Blick auf indirekte Faktoren: Geringere Fluktuation (Ersatzkosten pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter: 6.000–20.000 €), höhere Produktivität, verbesserte Zusammenarbeit und eine stärkere Arbeitgeberattraktivität. Studien des Fraunhofer IAO belegen, dass gut gestaltete Arbeitsumgebungen die Produktivität um 5 bis 15 Prozent steigern können.

10. Häufige Fehler – und wie man sie vermeidet

Viele Multi-Space-Projekte scheitern nicht am Konzept, sondern an vermeidbaren Planungs- und Umsetzungsfehlern. Die folgende Tabelle zeigt die häufigsten Fehler und praxiserprobte Lösungsansätze:

Häufiger Fehler Lösung
Zu wenig Rückzugsmöglichkeiten Trotz Open Space: Phone Boxes und geschlossene Einzelkabinen einplanen
Akustik unterschätzt Schallabsorber, Trennwände und Deckenabsorber von Beginn an budgetieren
Stauraum vergessen Persönliche Schließfächer und Teamstauraum bei der Flächenplanung berücksichtigen
Kein flexibles Möbelkonzept Modulare, verfahrbare Möbel ermöglichen spätere Umgestaltung ohne Umbaukosten
Technik als Nachgedanke IT-Infrastruktur (Strom, LAN, WLAN) von Anfang an in die Zonierung einplanen
Fehlende Nutzereinbindung Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig in den Planungsprozess einbeziehen

11. Checkliste: Multi-Space-Büro erfolgreich einrichten

  • ☐  Bedarfsanalyse abgeschlossen (Tätigkeitsprofile, Flächenauslastung, Mitarbeiterbefragung)
  • ☐  Zonenkonzept definiert (Zonentypen, Flächen, räumliche Anordnung)
  • ☐  Akustikplanung einbezogen (Schallschutz, Absorption, ggf. Sound Masking)
  • ☐  Möblierungskonzept mit ergonomischen Standards erstellt
  • ☐  IT-Infrastruktur und Medientechnik parallel geplant
  • ☐  Stauraum- und Schließfachlösung für feste Mitarbeitende vorgesehen
  • ☐  Change-Management-Konzept entwickelt und kommuniziert
  • ☐  Pilotzone oder -phase geplant
  • ☐  Nutzungsregeln für alle Zonen festgelegt und kommuniziert
  • ☐  Feedbackprozess nach Einzug definiert
  • ☐  Desk-Booking-Software / Raummanagement evaluiert
  • ☐  Nachhaltigkeit und Zertifizierungen der Möbel berücksichtigt

12. Fazit

Das Multi-Space-Büro ist kein vorübergehender Trend, sondern eine strukturelle Antwort auf die veränderte Realität moderner Wissensarbeit. Die Kombination aus flexiblen Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten erhöht nachweislich die Produktivität, fördert Zusammenarbeit und Unternehmenskultur und macht Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver.

Entscheidend für den Erfolg ist eine sorgfältige, bedarfsbasierte Planung. Wer die Zonenverteilung aus einer Analyse der tatsächlichen Tätigkeitsprofile ableitet, frühzeitig in Akustik und Ergonomie investiert und die Mitarbeitenden in den Prozess einbezieht, schafft eine Arbeitsumgebung, die langfristig funktioniert und flexibel weiterentwickelt werden kann.

Für Unternehmen in Berlin und der Region bieten Büroeinrichtungsspezialisten wie Fenyx Office Komplettlösungen: von der Bedarfsanalyse und Möblierungsplanung über ergonomische Produktberatung bis hin zur Lieferung und Aufstellung – abgestimmt auf die individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens.

Quellenverzeichnis

  1. Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO (o. J.): Office 21® – Bürowelten im Wandel. Innovationsnetzwerk Office 21®, Stuttgart. https://office21.de/publikationen
  2. Leesman Limited (o. J.): The Leesman Review – Evidence on Workplace Effectiveness. London. https://www.leesmanindex.com
  3. Bitkom Research (2023): Digital Office Index 2023 – Wie digital arbeiten Unternehmen in Deutschland? Bitkom e. V., Berlin. https://bitkom-research.de/digital-office-2023
  4. Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin – BAuA (2009): Wohlbefinden im Büro – Arbeits- und Gesundheitsschutz bei der Büroarbeit. BAuA, Dortmund. https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Praxis/A11
  5. Deutsches Institut für Normung (2016): DIN 18041 – Hörsamkeit in Räumen – Anforderungen, Empfehlungen und Hinweise für die Planung. DIN, Berlin. https://www.din.de
  6. Bundesministerium für Arbeit und Soziales (2016): Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit an Bildschirmgeräten (Bildschirmarbeitsverordnung – BildscharbV). https://www.gesetze-im-internet.de/bildscharbv/
  7. Gesellschaft für Arbeitswissenschaft e. V. – GfA (o. J.): Ergonomie und Arbeitsgestaltung – aktuelle Forschungsergebnisse. GfA-Press, Dortmund. https://www.gesellschaft-fuer-arbeitswissenschaft.de/publikationen_gfa-press-tagungsband.htm
  8. Bochumer Zentrum für Disability Studies – BODYS (o. J.): Barrierefreiheit in Büroumgebungen – Empfehlungen zur inklusiven Arbeitsraumgestaltung. Evangelische Hochschule Rheinland-Westfalen-Lippe, Bochum. https://www.bodys-wissen.de

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Anina Blatter
Einrichtungsberaterin

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