1. Warum das klassische Büro an seine Grenzen stößt
Acht Stunden am selben Schreibtisch. Konzentriert arbeiten, während drei Kollegen nebenan ein Brainstorming halten. Telefonieren in der Großraumöde. Das Ergebnis ist bekannt: Konzentrationsverluste, Frustration, sinkende Produktivität.
Dabei liegen laut aktueller Studien durchschnittlich 70–80 % der verfügbaren Büroflächen täglich ungenutzt – und fast die Hälfte aller Schreibtische wird weniger als eine Stunde täglich belegt (XY Sense Workplace Utilization Index, Q3 2024). Unternehmen zahlen also für Fläche, die sie kaum nutzen, und bezahlen gleichzeitig den Produktivitätsverlust durch suboptimale Arbeitsumgebungen.
Activity Based Working setzt genau hier an. Das Konzept ist kein Möbeltrend und kein Buzzword – es ist eine fundamentale Umgestaltung dessen, wie Büros gedacht und genutzt werden. Dieser Ratgeber erklärt, wie ABW funktioniert, was es bringt, was es kostet und wann es sich für Ihr Unternehmen lohnt.
2. Was ist Activity Based Working? Definition und Ursprung
Activity Based Working (ABW) – auf Deutsch: aktivitätsbasiertes Arbeiten – ist ein Bürokonzept, das feste Arbeitsplätze durch ein differenziertes Angebot an Arbeitszonen ersetzt. Mitarbeitende wählen je nach Tätigkeit die passende Umgebung. Das Grundprinzip: Der Raum passt sich der Arbeit an, nicht umgekehrt.
Das Konzept wurde in den 1970er und 1980er Jahren von den amerikanischen Architekten Phillip Stone und Robert Luchetti entwickelt. Ihre Leitidee: "Your Office Is Where You Are." Der Begriff Activity Based Working selbst wurde durch den niederländischen Unternehmensberater Erik Veldhoen geprägt, der ihn 1995 in seinem Buch "Demise of the Office" (dt. "Der Untergang des Büros") systematisch beschrieb.
Ab Mitte der 1990er Jahre etablierte Veldhoen das Konzept unter dem Markendach "New Ways of Working" (NWoW) in der Unternehmenswelt. Heute setzen Konzerne wie Siemens, Microsoft, Zalando und Adidas auf ABW-Prinzipien. Und der Trend setzt sich fort – befeuert durch die Erfahrungen aus der Pandemie und den Aufstieg hybrider Arbeitsmodelle.
2.1 ABW vs. Großraumbüro vs. Open Space: Die Unterschiede
Häufige Verwechslung: Activity Based Working ist nicht dasselbe wie ein Open-Space-Büro. Die Unterschiede sind erheblich:
3. Die Kernelemente eines ABW-Büros: Welche Zonen braucht es?
Ein ABW-Konzept besteht nicht aus ein paar Sofas und einer Telefonkabine. Es ist ein durchdachtes System aus Arbeitszonen, die zusammen das gesamte Tätigkeitsspektrum eines Unternehmens abbilden. Die Anzahl und Ausprägung der Zonen richtet sich nach der tatsächlichen Tätigkeitsanalyse.
3.1 Die typischen Arbeitszonen im Überblick
Wichtig: Welche Zonen in welchem Verhältnis umgesetzt werden, ist keine Design-Frage, sondern das Ergebnis einer gründlichen Tätigkeitsanalyse. Wer 60 % der Arbeitszeit in Meetings verbringt, braucht mehr Kollaborationsfläche. Wer hauptsächlich programmiert oder schreibt, braucht mehr Fokuszonen. Ohne diese Analyse scheitert ABW.
4. Die messbaren Vorteile von Activity Based Working
ABW ist kein Selbstzweck. Die Vorteile sind messbar – wenn das Konzept richtig umgesetzt wird. Hier sind die Kernbefunde aus Forschung und Praxis:
4.1 Produktivitätssteigerung
Eine Studie der niederländischen Forscher Susan Smulders und Denise Clarijs zeigt: Fast 70 % der Studienteilnehmer in ABW-Umgebungen berichten von gesteigerter Produktivität. Mehr als 60 % geben an, in ABW-Büros mehr Energie bei der Arbeit zu haben. Zwei Drittel empfinden ihre Arbeit als stärker stimulierend als zuvor.
Die Universität Twente quantifiziert: Mitarbeitende in gut umgesetzten ABW-Umgebungen steigern ihre Produktivität um bis zu 60 % – wobei ein wesentlicher Treiber die gestiegene Autonomie ist. Wer selbst entscheiden darf, wo und wie er arbeitet, erbringt messbar bessere Leistungen.
4.2 Mitarbeiterzufriedenheit und Employer Branding
Die bislang größte globale ABW-Studie von Veldhoen+Company (2020) analysierte 32.369 Antworten aus 29 Projekten in 16 Organisationen in 11 Ländern. Kernergebnis: Die Zufriedenheit am Arbeitsplatz stieg nach der ABW-Einführung um durchschnittlich 17 %. Individuelle Aktivität nahm um 13 %, Gruppenaktivität um 8 % zu.
Für das Recruiting ist ABW ein handfestes Argument: Eine Deloitte-Studie zeigt, dass über die Hälfte aller Befragten ABW als (sehr) positiv bewerten. In der Altersgruppe 25–34 Jahre – also der Generation, um die sich Unternehmen heute am intensivsten bemühen – liegt die positive Bewertung sogar bei 90 %.
4.3 Kosteneinsparungen bei Bürofläche
Hier liegt für viele Unternehmen das härteste Argument. Durch Desksharing und die Umstellung auf ABW lässt sich die benötigte Bürofläche erheblich reduzieren:
4.4 Gesundheit und Wohlbefinden
Eine schwedische Studie zum Vergleich von ABW-Büros und klassischen Open-Space-Büros zeigt: ABW-Büros wirken sich gesundheitsfördernd auf Mitarbeitende aus, während reine Großraumbüros im Durchschnitt schlecht abschneiden. Eine australische Studie ergänzt: In ABW-Umgebungen sitzen Mitarbeitende 14 % weniger, stehen 11 % häufiger und bewegen sich 3 % mehr als im klassischen Büro.
5. Die Kehrseite: Nachteile und Kritik an Activity Based Working
ABW ist kein Allheilmittel. Die Forschungslage ist ambivalent – und das sollte offen kommuniziert werden, denn nur wer die Risiken kennt, kann sie adressieren.
Eine weltweite Studie zu Bürokonzepten aus dem Jahr 2018 kommt zu einem ernüchternden Befund: Klassische Zellenbüros liegen bei Mitarbeitenden in den Kategorien Zufriedenheit, Wohlbefinden und Effektivität vorne – im direkten Vergleich mit ABW, Kombibüros und Open-Space-Strukturen. Christian Scholz, Professor für Organisation an der Universität des Saarlandes, fasst die Kritik prägnant zusammen: Wer jeden Morgen einen freien Schreibtisch suchen muss, verliert Sicherheit, Struktur und das Gefühl der Zugehörigkeit.
5.1 Die häufigsten Kritikpunkte
Fazit zur Kritik: Die negativen Effekte von ABW entstehen fast ausschließlich dort, wo ABW als Sparmaßnahme eingeführt wird – ohne ausreichende Zonenplanung, ohne Change Management und ohne die nötige technologische Infrastruktur. Richtig umgesetzt, sind die meisten Kritikpunkte lösbar.
6. Technologie als Grundvoraussetzung: Was ABW digital braucht
Activity Based Working funktioniert nur dort, wo Mitarbeitende wirklich ortsunabhängig und nahtlos arbeiten können. Die technologische Infrastruktur ist keine Option, sondern Pflicht.
Besonders das Desk-Booking-System ist ein unterschätzter Erfolgsfaktor. Es löst das "Reise-nach-Jerusalem"-Problem: Mitarbeitende reservieren ihren Bereich vorab über eine App und sehen in Echtzeit, wo Kollegen sitzen – das erhöht Planungssicherheit erheblich und reduziert den häufigsten Kritikpunkt an ABW.
7. Activity Based Working einführen: Der Schritt-für-Schritt-Prozess
ABW einzuführen ist ein Transformationsprojekt – kein Umzug. Unternehmen, die ABW als reinen Umbauprozess behandeln, scheitern regelmäßig. Die Einführung braucht sechs klar strukturierte Phasen:
Phase 1: Tätigkeitsanalyse (4–6 Wochen)
Bevor ein Grundriss gezeichnet oder ein Möbel bestellt wird: Analysieren Sie genau, wie Ihre Mitarbeitenden ihre Zeit verbringen. Typische Methoden sind Selbstaufschreibung ("Wie viel Zeit verbringe ich in Meetings / am Schreibtisch / am Telefon?"), Badge-Daten und Observationsstudien. Ziel: ein klares Tätigkeitsprofil pro Team und Abteilung.
Phase 2: Visionsworkshops und Change Management (parallel)
Der häufigste Fehler ist, ABW "von oben" zu verordnen. Mitarbeitende müssen früh eingebunden werden – nicht als Befragte, sondern als Mitgestalter. Workshops, in denen Teams ihre Wünsche und Ängste einbringen, sind kein Nice-to-have, sondern Grundvoraussetzung für Akzeptanz.
Phase 3: Konzept- und Zonenplanung (8–12 Wochen)
Auf Basis der Tätigkeitsanalyse entsteht ein detailliertes Raumkonzept: Welche Zonen in welchem Flächenanteil? Welche Möbel, welche Akustiklösungen, welche Beleuchtungskonzepte? Hier arbeiten Innenarchitekten, Facility Manager und HR zusammen.
Phase 4: IT-Modernisierung (parallel zur Planung)
Laptops statt Desktops, Cloud-Migration, Desk-Booking-Tool, Meeting-Room-Management, WLAN-Ausbau: Die IT-Transformation muss abgeschlossen sein, bevor das neue Büro bezogen wird. Jede Lücke in der Infrastruktur wird zur Reibungsstelle im Alltag.
Phase 5: Pilotprojekt (6–12 Wochen)
Statt das gesamte Unternehmen sofort umzustellen, empfiehlt sich ein Pilotprojekt mit einer freiwilligen Abteilung oder einem Team. Das gibt wertvolles Feedback, zeigt, was in der Planung noch nicht stimmt, und schafft interne Botschafter für das Konzept.
Phase 6: Rollout und kontinuierliche Optimierung
Der Rollout ist nicht das Ende, sondern der Beginn eines fortlaufenden Optimierungsprozesses. Sensor-Technologie hilft dabei, die tatsächliche Nutzung der Zonen zu messen – und das Konzept regelmäßig anzupassen.
8. Büromöbel und Einrichtung: Was Activity Based Working braucht
ABW stellt spezifische Anforderungen an Büromöbel. Die Zeit des "Einheitsschreibtischs" endet. Stattdessen braucht jede Zone eine auf ihre Funktion zugeschnittene Möblierung:
Qualität vor Masse: ABW-Büros brauchen weniger Möbel als klassische Büros – aber die vorhandenen Möbel müssen in puncto Qualität, Ergonomie und Langlebigkeit überzeugen. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch in der Fokuszone, der nach drei Monaten blockiert oder quietscht, kostet mehr Vertrauen, als er an Fläche gespart hat.
Für die Auswahl der richtigen Büromöbel und ergänzende Beratung zur Zonenplanung stehen wir bei Fenyx gerne zur Verfügung.
9. Activity Based Working: Kosten, ROI und Amortisation
Was kostet ABW – und was bringt es? Diese Rechnung lässt sich nie auf den Cent genau aufstellen, aber die Größenordnungen sind eindeutig.
9.1 Typische Investitionskosten
9.2 Einsparpotenziale
Faustformel: In vielen deutschen Großstädten amortisiert sich eine ABW-Investition bereits nach 18–36 Monaten allein durch die Einsparungen bei der Bürofläche – noch ohne Produktivitäts- und Retentionseffekte einzurechnen. In Berlin, München oder Hamburg, wo Büropreise zwischen 20 und 45 €/m²/Monat liegen, ist das Einsparpotenzial besonders hoch.
10. Activity Based Working für KMU: Geht das auch im Kleinen?
ABW wird häufig mit Großkonzernen assoziiert. Das ist ein Missverständnis. Kleine und mittelständische Unternehmen können ABW-Prinzipien genauso umsetzen – oft sogar agiler und mit weniger Change-Management-Aufwand, weil die Strukturen flacher sind.
10.1 ABW-Umsetzung nach Unternehmensgröße
Auch für ein Unternehmen mit 15 Mitarbeitenden kann die Einrichtung einer echten Fokuszone (kein Handy, keine Gespräche), eines flexiblen Teamtisches und einer kleinen Kommunikationsecke die Produktivität spürbar verbessern. ABW ist kein binäres Konzept – es ist ein Spektrum.
11. Die häufigsten Fehler bei der ABW-Einführung
Diese Fehler kosten Unternehmen nicht nur Geld, sondern auch Vertrauen:
Fehler 1: ABW als Sparmaßnahme kommunizieren. Wenn Mitarbeitende merken, dass ABW primär dazu dient, Schreibtische einzusparen, verliert das Konzept jede Akzeptanz.
Fehler 2: Tätigkeitsanalyse überspringen. Ohne Wissen darüber, wie Mitarbeitende ihre Zeit tatsächlich verbringen, ist jede Zonenplanung Raten.
Fehler 3: Change Management unterschätzen. ABW verändert Routinen, Statussymbole und soziale Strukturen. Wer das nicht moderiert, erntet Widerstand.
Fehler 4: IT-Infrastruktur nicht vorab modernisieren. Ein ABW-Büro mit schlechtem WLAN oder ohne Cloud-Systeme ist funktional schlechter als das alte Büro.
Fehler 5: Zu wenige Fokuszonen einplanen. Wer 80 % der Fläche als offenen Bereich gestaltet, hat Open Space, kein ABW. Fokuszonen sind das am meisten unterschätzte Element.
Fehler 6: Akustik vernachlässigen. Lärm ist der Hauptkritikpunkt an ABW. Akustikpaneele, -decken und schallschluckende Möbel sind keine Extras, sondern Pflicht.
Fehler 7: Kein Monitoring nach der Einführung. ABW braucht regelmäßige Auswertung der Nutzungsdaten und iterative Anpassung.
12. Activity Based Working und hybrides Arbeiten: Das ideale Duo
ABW und hybrides Arbeiten sind keine Konkurrenten – sie ergänzen sich perfekt. In einem hybriden Modell ist das Büro nicht mehr der Pflichtort für alle, sondern der Ort für gezieltes Zusammenarbeiten, Kreativität und Beziehungspflege. ABW macht genau diese Bürobesuche zu produktiven Erlebnissen.
Die Logik dahinter: Wenn 60 % der Mitarbeitenden an einem Tag im Büro sind und 40 % remote arbeiten, reduziert sich der Schreibtischbedarf erheblich. Gleichzeitig steigt der Bedarf an Kollaborationszonen für die, die ins Büro kommen. Genau das bildet ein gutes ABW-Konzept ab.
Laut aktuellen Zahlen arbeiten 64 % der Arbeitnehmenden in Deutschland in einem hybriden Modell – und 88 % davon empfinden sich dabei als mindestens genauso produktiv wie im Vollzeit-Büro. ABW ist die passende Bürostrategie für diese Mehrheit.
13. FAQ: Die wichtigsten Fragen zu Activity Based Working
Für welche Unternehmen eignet sich ABW besonders?
ABW eignet sich besonders für Unternehmen, deren Mitarbeitende im Laufe des Arbeitstages verschiedene Tätigkeiten ausüben: konzentrierte Einzelarbeit, Teamarbeit, Telefonate, Kreativarbeit. Je vielfältiger das Tätigkeitsprofil, desto größer der Mehrwert durch differenzierte Arbeitszonen.
Weniger geeignet ist ABW für Unternehmen, in denen Mitarbeitende ausschließlich an einem festen Gerät (z. B. Produktionsmaschine, spezialisierter Workstation) arbeiten oder in denen Vertraulichkeitsanforderungen eine dauerhafte räumliche Trennung erfordern.
Wie viele Schreibtische braucht ein ABW-Büro?
Als Richtwert gilt: In einem gut umgesetzten ABW-Büro mit hybridem Arbeitsmodell werden ca. 60–80 % der Mitarbeitendenanzahl als Arbeitsplätze benötigt. Bei 100 Mitarbeitenden also ca. 60–80 physische Arbeitsplätze – allerdings differenziert über verschiedene Zonen. Entscheidend ist die Tätigkeitsanalyse.
Ist ABW dasselbe wie Desk Sharing?
Nein: Desk Sharing ist ein Element von Activity Based Working, aber nicht das Konzept selbst. Desk Sharing bedeutet, dass mehrere Mitarbeitende einen Schreibtisch teilen. ABW geht weiter: Es differenziert das gesamte Büro in tätigkeitsspezifische Zonen mit verschiedenen Möbeln, Akustiklösungen und Funktionen.
Was kostet die Einführung von Activity Based Working?
Die Kosten variieren stark je nach Unternehmensgröße, Ausgangslage der Bürofläche und Umfang der IT-Modernisierung. Eine grobe Orientierung: Für ein KMU mit 20–50 Mitarbeitenden ist mit 50.000–150.000 € Investitionsvolumen zu rechnen. In Großstädten mit hohen Büropreisen amortisiert sich die Investition oft bereits in 18–36 Monaten durch Flächeneinsparungen.
Wie reagieren Mitarbeitende auf ABW?
Das hängt stark davon ab, wie ABW eingeführt wird. Ohne Change Management und Mitarbeiterbeteiligung überwiegt der Widerstand. Mit frühzeitiger Einbindung, Transparenz und gutem Konzept zeigen Studien (Veldhoen+Company, Deloitte, Universität Twente) überwiegend positive Reaktionen – insbesondere bei unter 35-Jährigen.
14. Fazit: Activity Based Working ist kein Trend – es ist Bürostrategie
Activity Based Working hat sich in über drei Jahrzehnten von einem Architekturkonzept zu einem vollständigen Organisationsprinzip entwickelt. Die Datenlage ist eindeutig: Gut umgesetztes ABW steigert Produktivität, senkt Kosten, verbessert das Wohlbefinden und macht Unternehmen attraktiver für Talente.
Gleichzeitig gilt: ABW ist kein Selbstläufer. Es scheitert, wenn es als bloße Sparmaßnahme behandelt wird, wenn Mitarbeitende nicht eingebunden werden, oder wenn die technologische und akustische Infrastruktur fehlt. Die Grundlage jeder erfolgreichen Einführung ist die ehrliche Tätigkeitsanalyse – gefolgt von einem durchdachten, qualitativ hochwertigen Raumkonzept.
Für Unternehmen, die den Schritt wagen: Die richtige Büromöblierung ist dabei mehr als Ausstattung. Sie ist das physische Fundament, auf dem ABW steht oder fällt. Fokuszonen brauchen andere Möbel als Kollaborationsbereiche. Akustikelemente sind keine Optionen, sondern Pflicht. Und höhenverstellbare Schreibtische in der Fokuszone sind kein Luxus, sondern Voraussetzung für ergonomisches Arbeiten ohne persönlich eingerichteten Dauerarbeitsplatz.
