Multi Space Büro: Vielseitige Raumkonzepte für moderne Arbeitswelten

Was ist ein Multi Space Büro und wie funktioniert es?

Ein Multi Space Büro ist ein flexibles und aktivitätsbasiertes Arbeitsplatzkonzept, das unterschiedliche räumliche Zonen für verschiedene Tätigkeiten bereitstellt. Statt fester, zugewiesener Schreibtische können Mitarbeiter*innen je nach Aufgabe den passenden Ort wählen – sei es für konzentriertes Arbeiten, kreative Zusammenarbeit oder informellen Austausch.

Dieses Modell basiert auf der Erkenntnis, dass eine einzige Büroumgebung nicht allen Arbeitsanforderungen gerecht werden kann. Da der moderne Arbeitsalltag aus einer Vielzahl von Aufgaben wie Recherche, Telefonaten, Meetings und kreativen Prozessen besteht, steigert eine Umgebung, die diese Vielfalt abbildet, die Effizienz und das Wohlbefinden. Der Kerngedanke ist, die Arbeitsumgebung an die Tätigkeit anzupassen, nicht die Tätigkeit an eine starre Umgebung. Dies führt zu einer dynamischeren Nutzung der Bürofläche und fördert eine selbstbestimmte Arbeitskultur. Die Einführung erfordert ein tiefes Verständnis der tatsächlichen Arbeitsabläufe im Unternehmen und wird oft durch Desk-Sharing-Modelle ergänzt, bei denen sich mehrere Mitarbeiter*innen die verfügbaren Arbeitsplätze teilen.

Die Umsetzung eines solchen Konzepts kann zudem positive Effekte auf die Nachhaltigkeit haben. Weil die Büroflächen durch flexible Nutzungskonzepte wie Desksharing effizienter ausgelastet werden, kann der Gesamtflächenbedarf eines Unternehmens sinken. Dies führt konsequenterweise zu einer schonenderen Nutzung von Energie und Ressourcen [Bundesamt für Bauten und Logistik]. Wenn weniger Fläche beheizt, gekühlt und beleuchtet werden muss, reduziert sich der ökologische Fußabdruck des Unternehmens. Diese Effizienzsteigerung ist nicht nur ökonomisch, sondern auch ökologisch ein relevanter Vorteil in modernen Unternehmensstrategien.

Welche Kernidee steckt hinter dem Multi Space Konzept?

Die Kernidee des Multi Space Konzepts ist die Schaffung einer aktivitätsorientierten Arbeitsumgebung, die sich an den Bedürfnissen der Mitarbeiter*innen und ihren jeweiligen Aufgaben ausrichtet. Anstelle einer hierarchischen oder abteilungsbasierten Anordnung von Arbeitsplätzen wird die Bürofläche in funktionale Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten gegliedert.

Dieser Ansatz, auch als „Activity Based Working“ (ABW) bekannt, geht davon aus, dass Mitarbeiter*innen produktiver und zufriedener sind, wenn sie die Freiheit haben, ihren Arbeitsort selbst zu wählen. Wenn eine Aufgabe hohe Konzentration erfordert, kann eine Ruhezone aufgesucht werden. Für ein gemeinsames Brainstorming steht ein kreativer Projektraum zur Verfügung. Diese Wahlfreiheit fördert die Autonomie und Eigenverantwortung. Studien belegen, dass eine solche Flexibilität die gelebte Zusammenarbeit, die Lernkultur und die Selbstbestimmung im Unternehmen signifikant verbessern kann [Fraunhofer IAO]. Der Raum wird so zu einem Werkzeug, das aktiv zur Erreichung von Arbeitszielen eingesetzt wird.

Die Gestaltung eines Multi Space Büros ist daher kein reines Einrichtungsthema, sondern ein strategischer Prozess. Er beginnt mit einer genauen Analyse der Arbeitsweisen und Bedürfnisse der Belegschaft. Basierend auf diesen Erkenntnissen werden dann die verschiedenen Zonen und ihre Ausstattung geplant. Weil dieser Prozess direkt auf die Arbeitsabläufe zugeschnitten ist, entsteht eine maßgeschneiderte Umgebung, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Arbeitgeberattraktivität erhöht und als Ausdruck einer modernen, mitarbeiterzentrierten Unternehmenskultur dient.

Aus welchen Zonen besteht ein typisches Multi Space Büro?

Ein typisches Multi Space Büro kombiniert verschiedene, klar definierte Zonen, die auf spezifische Arbeitsaktivitäten zugeschnitten sind. Diese Gliederung ermöglicht es, sowohl konzentrierte Einzelarbeit als auch interaktive Gruppenarbeit optimal zu unterstützen, wodurch die Nachteile reiner Großraumbüros vermieden werden.

Die Zonen lassen sich im Allgemeinen in vier Hauptkategorien einteilen, die jeweils unterschiedliche Funktionen erfüllen und akustisch sowie visuell voneinander getrennt sind. Die genaue Ausgestaltung und der Flächenanteil der jeweiligen Zonen hängen von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und den Arbeitsweisen der Teams ab. Eine sorgfältige Bedarfsanalyse im Vorfeld ist deshalb entscheidend für den Erfolg des Konzepts.

• Fokus-Zone (Concentrate): Dies sind Bereiche für hochkonzentriertes, ungestörtes Arbeiten. Oft sind es kleine Einzelkabinen, schallisolierte „Silent Rooms“ oder abgeschirmte Schreibtische in einer Bibliothek-ähnlichen Atmosphäre. Hier gelten klare Regeln, wie etwa ein Telefonier- und Sprechverbot, um maximale Ruhe zu gewährleisten.
• Kollaborations-Zone (Collaborate): Diese Zonen sind für die Teamarbeit konzipiert. Dazu gehören klassische Meetingräume, aber auch offene Projektflächen mit Whiteboards, flexiblen Möbeln und technischer Ausstattung für Präsentationen und Workshops. Sie fördern den kreativen Austausch und die gemeinsame Problemlösung.
• Kommunikations-Zone (Communicate): Hier finden informeller Austausch und spontane Gespräche statt. Bereiche wie Kaffeeküchen, Lounges oder offene Treffpunkte dienen dem Socializing und Networking. Solche Zonen sind entscheidend für den Wissenstransfer und das soziale Gefüge im Unternehmen.
• Rückzugs-Zone (Contemplate/Relax): Diese Bereiche dienen der Erholung und Regeneration. Bequeme Sessel, begrünte Nischen oder sogar Ruheräume ermöglichen kurze Pausen, um neue Energie zu tanken. Studien zeigen, dass solche Angebote das Wohlbefinden steigern und die langfristige Leistungsfähigkeit sichern [MOMENI Gruppe & Union Investment].

Welche Vorteile bietet ein Multi Space Büro für Unternehmen und Mitarbeiter*innen?

Ein gut geplantes Multi Space Büro bietet umfassende Vorteile, die von gesteigerter Mitarbeiterzufriedenheit bis hin zu wirtschaftlicher Effizienz reichen. Für Mitarbeiter*innen liegt der Hauptvorteil in der erhöhten Flexibilität und Autonomie, da sie ihre Arbeitsumgebung an die jeweilige Aufgabe anpassen können.

Diese Wahlfreiheit führt nachweislich zu einer höheren Zufriedenheit und Motivation. Eine Studie des Fraunhofer IAO zeigt, dass Multi Space Konzepte positive Effekte auf die Arbeitgeberattraktivität, die Zusammenarbeit und die Selbstbestimmung haben [baunetz-id.de]. Wenn Mitarbeiter*innen für eine komplexe Aufgabe eine ruhige Fokus-Zone nutzen können, steigt ihre Produktivität und die Fehlerquote sinkt. Gleichzeitig fördern offene Kommunikations- und Kollaborationsbereiche den Teamgeist und die Innovationskraft, was laut Fachmagazinen zu messbaren Prozessverbesserungen führen kann [md-mag.com]. Dies schafft eine Arbeitskultur, die auf Vertrauen und Eigenverantwortung basiert.

Für Unternehmen ergeben sich ebenfalls strategische Vorteile. Da Multi Space Konzepte oft mit Desk-Sharing verbunden sind, kann die Bürofläche effizienter genutzt werden. Dies führt zu einer Reduzierung der benötigten Quadratmeterzahl und somit zu geringeren Miet- und Betriebskosten. Laut einer globalen Analyse wächst die Nachfrage nach flexiblen Büroflächen stetig, da Unternehmen ihre Fixkosten reduzieren möchten [JLL]. Darüber hinaus stärkt ein modernes Arbeitsumfeld die Position im Wettbewerb um Fachkräfte. Ein attraktives Bürokonzept ist ein klares Signal an potenzielle Bewerber*innen, dass das Unternehmen in das Wohlbefinden und die Produktivität seiner Belegschaft investiert.

Wie unterscheidet sich ein Multi Space von einem Open Space Büro?

Der wesentliche Unterschied zwischen einem Multi Space und einem Open Space (Großraumbüro) liegt in der Vielfalt und Funktionalität der angebotenen Arbeitsbereiche. Während ein Open Space primär aus einer großen, offenen Fläche mit vielen Schreibtischen besteht, bietet ein Multi Space bewusst unterschiedliche Zonen für verschiedene Tätigkeiten.

Ein Open Space Büro ist oft auf die Maximierung der Personendichte pro Quadratmeter ausgerichtet, was häufig zu Problemen wie hohem Lärmpegel, ständigen Unterbrechungen und einem Mangel an Privatsphäre führt. Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass diese Faktoren Stress verursachen und die Konzentrationsfähigkeit erheblich beeinträchtigen können [iwp Schriftenreihe]. Im Gegensatz dazu ist das Multi Space Konzept eine direkte Antwort auf diese Nachteile. Es erkennt an, dass Mitarbeiter*innen nicht den ganzen Tag die gleiche Tätigkeit ausüben und bietet durch eine durchdachte Zonierung gezielte Lösungen.

Die folgende Tabelle stellt die zentralen Unterschiede gegenüber:

Was sind die wichtigsten Schritte bei der Einführung eines Multi Space Konzepts?

Die erfolgreiche Einführung eines Multi Space Konzepts ist ein strategisches Projekt, das weit über die reine Umgestaltung von Räumen hinausgeht. Es erfordert eine sorgfältige Planung, eine partizipative Umsetzung und vor allem ein professionelles Change Management, um die Mitarbeiter*innen von den Vorteilen zu überzeugen.

Ein entscheidender Faktor ist die frühzeitige und transparente Kommunikation sowie die Einbeziehung der Belegschaft in den Planungsprozess. Wenn die Mitarbeiter*innen verstehen, warum die Veränderung stattfindet und wie sie davon profitieren, steigt die Akzeptanz erheblich. Laut Experten des Fraunhofer IAO ist das Change Management der zentrale Erfolgsfaktor, da die Umstellung eine grundlegende Veränderung der Arbeitskultur und -gewohnheiten bedeutet [baunetz-id.de]. Ohne diese Begleitung besteht die Gefahr, dass die neuen Zonen nicht wie vorgesehen genutzt werden und die Investition ihre Wirkung verfehlt.

Die Einführung lässt sich in folgende fünf Kernschritte gliedern:

1. Analyse & Bedarfsermittlung: Zuerst muss der Status quo erfasst werden. Durch Workshops, Umfragen und Arbeitsplatzbeobachtungen wird analysiert, welche Tätigkeiten wie oft ausgeführt werden und welche räumlichen Anforderungen daraus resultieren. Wie viel Zeit verbringen Teams in Meetings? Wie hoch ist der Bedarf an ruhigen Arbeitsplätzen?
2. Konzeption & Zonenplanung: Basierend auf der Analyse wird ein maßgeschneidertes Zonenkonzept entwickelt. Hier wird festgelegt, welche Zonen (Fokus, Kollaboration etc.) in welchem Umfang benötigt werden. Dabei müssen auch technische Ausstattung, Akustik und Möblierung für jede Zone definiert werden.
3. Change Management & Kommunikation: Parallel zur Planung beginnt der Veränderungsprozess. Es werden klare Nutzungsregeln für die Zonen kommuniziert („Spielregeln“), Pilotflächen zum Testen eingerichtet und die Führungskräfte als Multiplikatoren geschult. Transparenz über den gesamten Prozess ist hierbei essenziell.
4. Umsetzung & Umzug: In dieser Phase erfolgt der eigentliche Umbau der Büroflächen. Der Prozess sollte so geplant werden, dass der laufende Betrieb so wenig wie möglich gestört wird. Ein detaillierter Umzugsplan hilft, den Übergang reibungslos zu gestalten.
5. Evaluation & Optimierung: Nach der Einführung ist das Projekt nicht beendet. Durch regelmäßiges Feedback der Mitarbeiter*innen und die Analyse der Raumnutzung (z. B. durch Sensoren) wird überprüft, ob das Konzept funktioniert. Bei Bedarf können Anpassungen vorgenommen werden, um die Arbeitsumgebung kontinuierlich zu verbessern.

Häufige Fragen zum Multi Space Büro

Wie hoch sind die Kosten für die Einrichtung eines Multi Space Büros?

Die Kosten für ein Multi Space Büro variieren stark je nach Standort, Qualitätsstandard und technischer Ausstattung. Laut einer Analyse aus dem Jahr 2024 können die reinen Ausstattungskosten in europäischen Städten zwischen 750 und über 2.600 Euro pro Quadratmeter liegen, wobei die Möblierung etwa 18 % davon ausmacht [Statista].

Ist ein Multi Space für jedes Unternehmen geeignet?

Ein Multi Space Konzept ist besonders für Unternehmen geeignet, deren Mitarbeiter*innen vielfältige und wechselnde Aufgaben haben, wie in der Kreativbranche, IT oder Beratung. Es ist weniger passend für Tätigkeiten, die eine feste, spezialisierte Ausrüstung am Arbeitsplatz erfordern oder strengen Datenschutzrichtlinien unterliegen.

Wie wird die Akzeptanz bei den Mitarbeiter*innen sichergestellt?

Die Akzeptanz wird durch ein professionelles Change Management sichergestellt. Entscheidend sind die frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter*innen in den Planungsprozess, transparente Kommunikation der Ziele und Vorteile sowie die gemeinsame Erarbeitung von klaren Nutzungsregeln für die verschiedenen Zonen.

Welche Rolle spielt die Führungskraft im Multi Space Büro?

Führungskräfte haben eine entscheidende Vorbildfunktion. Sie müssen das neue Arbeitsmodell aktiv vorleben, Vertrauen in die Eigenverantwortung ihrer Teams zeigen und die neuen Kommunikations- und Kollaborationsformen aktiv nutzen. Ihre Aufgabe wandelt sich vom Kontrolleur zum Moderator und Coach.

Quellenverzeichnis

1. Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL), Bundesverwaltung Schweiz: Konzept für die Einführung kollektiver Arbeitsplätze (Desksharing) für die Bundesverwaltung. Verfügbar unter: bbl.admin.ch

2. baunetz-id.de (Fachportal): Das Büro der Zukunft: Multispace. Verweis auf Studie des Fraunhofer IAO. Verfügbar unter: baunetz-id.de

3. MOMENI Gruppe & Union Investment: Future Office-Studie. Verfügbar unter: momeni-group.com

4. md-mag.com (Fachmagazin): Bürokonzept Multispace. Verweis auf Studien des Fraunhofer IAO. Verfügbar unter: md-mag.com

5. JLL (Jones Lang LaSalle): Global Real Estate Outlook. Verfügbar unter: jll.com

6. Ciesla, C. (2021), iwp Schriftenreihe: Open Space Büroflächen – moderne Arbeitsform oder Herausforderung?. Verfügbar unter: econstor.eu

7. Statista Research Department (2024): Average office fit-out cost in Europe in 2024, by city. Verfügbar unter: statista.com