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Activity Based Working einführen 🔀 Arbeitsplatzvariabilität ✓ Produktivitätssteigerung ✓ Mitarbeiterzufriedenheit ✓ Moderne Arbeitswelten gestalten!
Activity Based Working (ABW), oder tätigkeitsbasiertes Arbeiten, ist ein flexibles Bürokonzept, bei dem Mitarbeitende keine fest zugewiesenen Schreibtische mehr haben. Stattdessen wählen sie aus einer Vielzahl von Arbeitsumgebungen diejenige aus, die am besten zu ihrer aktuellen Aufgabe passt. Das Ziel ist es, Produktivität, Zusammenarbeit und Mitarbeiterzufriedenheit durch eine optimierte Arbeitsumgebung zu steigern.
Das Grundprinzip von ABW basiert auf der Erkenntnis, dass unterschiedliche Tätigkeiten verschiedene Anforderungen an die Umgebung stellen. So erfordert konzentriertes Schreiben eine ruhige Einzelkabine, während ein kreatives Brainstorming von einer offenen, kollaborativen Zone profitiert. Da ein moderner Arbeitsalltag aus einem Mix solcher Aufgaben besteht, ermöglicht ABW den ständigen Wechsel zwischen diesen Zonen. Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert eine sorgfältige Analyse der Arbeitsprozesse, eine partizipative Planung unter Einbeziehung der Belegschaft und ein angepasstes Führungsverständnis, das auf Vertrauen und Autonomie setzt. Technologische Voraussetzungen, wie flächendeckendes WLAN und mobile Endgeräte, sind dabei eine unabdingbare Grundlage für die geforderte Flexibilität. [Scottish Futures Trust]
Die Einführung von ABW ist somit mehr als eine rein räumliche Veränderung; sie stellt einen tiefgreifenden Wandel in der Unternehmenskultur dar. Weil Mitarbeitende die Freiheit erhalten, Arbeitsort und -weise selbst zu bestimmen, steigt ihre wahrgenommene Autonomie. Studien zeigen, dass diese erhöhte Autonomie positiv mit der Arbeitszufriedenheit korreliert. [Appel-Meulenbroek et al.] Wenn die Mitarbeitenden die verfügbaren Optionen aktiv nutzen, um eine bessere Passung zwischen ihrer Aufgabe und der Umgebung herzustellen, kann dies die Effektivität und das Wohlbefinden signifikant fördern.
Tätigkeitsbasiertes Arbeiten bietet Unternehmen messbare Vorteile in den Bereichen Effizienz, Mitarbeiterbindung und Innovation. Durch die flexible Nutzung der Bürofläche können Unternehmen ihre Immobilienkosten senken, da nicht mehr für jeden Mitarbeitenden ein eigener Schreibtisch vorgehalten werden muss, was besonders angesichts steigender Homeoffice-Quoten relevant ist.
Ein zentraler Vorteil ist die nachweisliche Steigerung der Zusammenarbeit und Kommunikation. Wenn Teams in speziell dafür vorgesehenen Kollaborationszonen zusammenkommen, fördert dies den spontanen Wissensaustausch und die gemeinsame Problemlösung. Eine Studie der Chalmers University of Technology zeigte, dass die Kommunikation nach der Einführung von ABW von vielen Mitarbeitenden als gestärkt wahrgenommen wurde, auch wenn die Bürofläche insgesamt reduziert wurde. [Chalmers University of Technology] Diese verbesserte Interaktion kann direkt zur Innovationskraft eines Unternehmens beitragen, da neue Ideen schneller entstehen und diskutiert werden.
Darüber hinaus führt ABW zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und -autonomie. Die Möglichkeit, den Arbeitsplatz an die jeweilige Aufgabe anzupassen, wird als Zeichen von Vertrauen und Wertschätzung empfunden. Eine Studie ergab eine positive Korrelation zwischen der Nutzung verschiedener Arbeitsplatzoptionen und der wahrgenommenen Autonomie, was wiederum das Engagement steigert. [Becker, Soucek, & Göritz] Für Unternehmen bedeutet dies eine stärkere Bindung von Talenten und eine attraktivere Arbeitgebermarke, insbesondere für jüngere Generationen, die Flexibilität und Selbstbestimmung hoch bewerten. Obwohl die Produktivität individuell unterschiedlich wahrgenommen wird, fördert die Umgebung die soziale Integration und die Selbstwirksamkeit der Mitarbeitenden. [Sarkar, Majumder, et al.]
Trotz der vielen Vorteile birgt die Einführung von Activity Based Working auch erhebliche Herausforderungen. Die größten Nachteile sind oft ein Mangel an Privatsphäre und eine Zunahme von Lärm und Ablenkungen, was sich negativ auf die Konzentrationsfähigkeit auswirken kann und in einigen Fällen sogar zu Leistungseinbußen führt.
Eine der zentralen Herausforderungen ist der Verlust des persönlichen Raums. Der feste Schreibtisch dient vielen Mitarbeitenden als "Heimatbasis" und Ort der persönlichen Gestaltung. Fällt dieser weg, kann ein Gefühl der Unzugehörigkeit oder Desorientierung entstehen. Wenn das Konzept nicht sorgfältig geplant ist, führt die Suche nach einem geeigneten Arbeitsplatz zu zusätzlichem Zeitaufwand und Stress. Eine Fallstudie bei dem Unternehmen Kognity identifizierte Lärm und fehlende Privatsphäre als wesentliche Nachteile, die von Mitarbeitenden genannt wurden. [Färm Grufman & Roth de Albuquerque] Ohne ausreichend dimensionierte Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten leidet die Produktivität bei anspruchsvollen Einzelaufgaben.
Ein weiterer Nachteil kann in der Teamdynamik liegen. Wenn Teammitglieder über das gesamte Büro verstreut sind, kann die schnelle, informelle Abstimmung erschwert werden. Dies erfordert eine bewusste Anstrengung zur Koordination und kann die Kohäsion eines Teams schwächen, wenn keine "Team-Heimatzonen" eingeplant werden. Ferner kann die Umstellung auf ABW mit erhöhtem Stress verbunden sein, wie eine Studie im National Library of Medicine zeigt. [Sarkar, Majumder, et al.] Daher ist ein umfassendes Change Management, das die Sorgen der Mitarbeitenden ernst nimmt und klare Nutzungsregeln etabliert, entscheidend für den Erfolg und die Akzeptanz des Modells.
Die erfolgreiche Gestaltung eines ABW-Büros hängt von der Schaffung klar definierter und funktionaler Arbeitszonen ab. Diese Zonen müssen die unterschiedlichen Tätigkeiten der Mitarbeitenden widerspiegeln, von hochkonzentrierter Einzelarbeit bis hin zu dynamischer Gruppenkollaboration, um eine optimale Unterstützung für jede Aufgabe zu gewährleisten.
Die Analyse der tatsächlichen Arbeitsabläufe im Unternehmen ist der erste Schritt. Wenn-Dann-Szenarien helfen bei der Planung: Wenn ein Großteil der Arbeit aus konzentriertem Texten oder Programmieren besteht, dann müssen ausreichend viele ruhige "Fokus-Zonen" zur Verfügung stehen. Besteht der Alltag hingegen primär aus Projektmeetings und Brainstorming, dann sind offene "Kollaborations-Zonen" wichtiger. Diese Zonen müssen akustisch voneinander getrennt sein, um Störungen zu minimieren. Ein häufiger Fehler ist ein Überangebot an offenen Flächen ohne genügend Rückzugsmöglichkeiten, was zu den bereits genannten Nachteilen wie Lärm und Ablenkung führt. [Färm Grufman & Roth de Albuquerque]
Ein ausgewogenes ABW-Konzept umfasst typischerweise eine Mischung aus verschiedenen Zonen, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Jede Zone sollte mit passender Möblierung und technischer Ausstattung versehen sein, um ihre Funktion optimal zu unterstützen.
| Zonentyp | Zweck | Typische Ausstattung |
|---|---|---|
| Fokus-Zone (Bibliothek) | Hochkonzentrierte Einzelarbeit, Lesen, Schreiben | Einzelkabinen, akustisch abgeschirmte Arbeitsplätze, gedämpftes Licht, strikte Ruhe-Regeln |
| Kollaborations-Zone | Team-Meetings, Brainstorming, Projektarbeit | Große Tische, Whiteboards, digitale Präsentations-Tools, flexible Sitzgelegenheiten |
| Kommunikations-Zone | Kurze Abstimmungen, Telefonate, informeller Austausch | Stehtische, schallisolierte Telefonboxen, Café- oder Loungebereiche |
| Regenerations-Zone | Pausen, Entspannung, informelle Gespräche | Bequeme Sessel, Pflanzen, Kaffee-Ecke, spielerische Elemente |
Eine erfolgreiche Implementierung von Activity Based Working ist ein strategischer Prozess, der weit über die Neugestaltung von Büroräumen hinausgeht. Er erfordert eine sorgfältige Planung, die Einbeziehung der Mitarbeitenden und ein begleitendes Change Management, um Akzeptanz und eine nachhaltige Nutzung sicherzustellen.
Ein strukturierter Implementierungsprozess lässt sich in mehrere Phasen unterteilen, die aufeinander aufbauen:
Der Erfolg von Activity Based Working ist untrennbar mit der vorherrschenden Unternehmenskultur und dem Führungsstil verknüpft. Ein flexibles Raumkonzept kann sein volles Potenzial nur dann entfalten, wenn Kultur und Führung auf Vertrauen, Autonomie und Eigenverantwortung basieren, anstatt auf Kontrolle und Präsenzkultur.
ABW funktioniert am besten in Organisationen, die bereits eine offene und flexible Kultur pflegen. Wenn Mitarbeitende ermutigt werden, selbstbestimmt zu arbeiten und Entscheidungen zu treffen, sehen sie ABW als logische und unterstützende Weiterentwicklung. In hierarchisch geprägten Unternehmen mit starker Kontrolle kann die Einführung von ABW hingegen auf Widerstand stoßen. Da Führungskräfte ihre Teams nicht mehr permanent im Blick haben, müssen sie lernen, ergebnisorientiert zu führen. Der Fokus verschiebt sich von der Anwesenheitskontrolle zur Bewertung von Arbeitsergebnissen. Eine Studie unterstreicht, dass flexible Arbeitsplatzkonzepte am besten für flexible Kulturen geeignet sind. [Universität Duisburg-Essen]
Führungskräfte spielen eine Schlüsselrolle als Vorbilder und Multiplikatoren. Wenn sie das neue Konzept aktiv vorleben, die verschiedenen Zonen selbst nutzen und ihr Team zur Flexibilität ermutigen, fördert dies die Akzeptanz erheblich. Ihre Aufgabe wandelt sich vom Aufseher zum "Enabler" oder Coach, der sein Team dabei unterstützt, die neuen Freiheiten produktiv zu nutzen. Daher ist es entscheidend, Führungskräfte frühzeitig zu schulen und auf ihre neue Rolle vorzubereiten. Scheitert diese Anpassung, droht das ABW-Konzept zu einem reinen Kostensparmodell ohne kulturellen Mehrwert zu verkommen.
Während bei Desk Sharing lediglich mehrere Mitarbeitende sich einen Schreibtisch teilen, geht Activity Based Working einen Schritt weiter. ABW bietet eine Vielfalt an unterschiedlichen Arbeitsumgebungen (z.B. Fokus-Kabinen, Kreativräume), aus denen je nach Aufgabe gewählt wird, und ist somit eine ganzheitliche Arbeitsphilosophie.
Nein, ABW ist nicht für alle Unternehmen ideal. Es eignet sich besonders für Organisationen mit vielfältigen, wissensbasierten Tätigkeiten und einer Kultur, die auf Vertrauen und Flexibilität setzt. Für stark prozessgesteuerte oder fertigungsnahe Bereiche mit wenig Aufgabenvarianz ist das Modell weniger passend.
Dies wird durch eine sorgfältige Bedarfsanalyse vor der Einführung sichergestellt. Die Anzahl und Art der Arbeitsplätze orientiert sich nicht an der Gesamtzahl der Mitarbeitenden, sondern an der durchschnittlichen Anwesenheitsquote und den typischen Tätigkeiten. Eine Desk-Ratio von 0,7 (7 Plätze für 10 Mitarbeitende) ist üblich.
Ja, eine konsequente "Clean Desk Policy" ist eine Grundvoraussetzung für ABW. Da die Arbeitsplätze täglich von unterschiedlichen Personen genutzt werden, müssen sie am Ende des Arbeitstages vollständig leergeräumt werden. Persönliche Gegenstände werden in der Regel in zentralen Schließfächern (Lockern) aufbewahrt.
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